Проведення аналізу потреб
Рада індустрії з'їздів визначає поняття «аудіовізуальне забезпечення» як забезпечення, що задовольняє потребам аудиторії бачити й чути. Іноді Ав-Забезпечення буває простим; іноді - немає. Те, що ваш ведучий і клієнт називають «АВ», вимагає подальших пояснень. Ви можете подумати, що ця людина хоче мати LCD проектор і екран, щоб показувати свою презентацію у форматі PowerPoint Однак у клієнта може бути на думці що-небудь інше, наприклад, феєрверк у приміщенні. Довідаєтеся в нього, що він конкретно має на увазі під цими словами, чого очікує й чи витримає це його бюджет.
При організації свята у вас лише один шанс зробити все правильно. Клієнти можуть оцінити вас по достоїнству завдяки вашому успіху, але вони неодмінно запам'ятають вашу невдачу. Кожна деталь повинна бути доведена до досконалості (це стосується й розважальних елементів і всіх інших аспектів виробництва). Будьте дуже обережні відносно прохань про аудіовізуальне забезпечення й не сприймайте їх як наказу. У найкращому разі прийняття на себе багатьох зобов'язань приводить до несподіваних витрат. Б гіршому - до розчарування аудиторії й клієнта, до скасування деяких елементів презентації або навіть до зриву шоу, якщо начальник пожежної охорони припинить його через порушення безпеки.
Роль організатора припускає набагато більше, ніж навичка виконання доручень: він повинен уміти критично мислити, уміти слухати й те, що не було сказано, і те, що сказано було, і задавати питання, щоб переконатися в правильному розумінні всіх деталей. Навчитеся задавати питання: «Що ви мали на увазі?» або «Розповідайте, що ваша аудиторія повинна побачити й почути?» Припустимо, клієнт вирішив використовувати на конференції відеопроектор. Чи проста це прохання? Для клієнта це значить, що варто принести відеопроектор у конференц-зал. Насправді всі набагато складніше. Це може означати залучення додаткового персоналу (техніка), дотримання вимог акустики, висвітлення й розміщення сидінь, процедуру перевірки звуку й безліч інших нюансів, які збільшать витрати, ускладнять планування й організацію й створять додаткові ризики. Майже в кожному проханні сховане щось таке, що вплине на інші аспекти заходу. Розробіть систему аналізу, що допомагає визначити, що запити й прохання відносно Ав-Забезпечення значать для всього вашого завдання в цілому. Запитаєте себе: якщо потрібний відеопроектор, що ще це означає?
Яке ще встаткування може зажадати-гм? Як це вплине на якість виробництва? Де отут сховані підводні камені, чи дозволяє все це бюджет?
Гіпотетичний ведучий з історії, що ми обговорюємо, перелічив серію прохань у повідомленні, посланому клієнтові по електронній пошті. Здавалося, воно містить всі деталі, які відповідають планам і потребам клієнта, і прохання ведучого не виглядають особливо важкими. Але чи не так це? Скільки питань ви можете сформулювати, ґрунтуючись на аналізі потреб заходу й умінні визначати запити?
