Приклад із практики.
Клієнт пересилає вам загадковий лист, що він одержав по електронній пошті від основного провідного, запрошеного для проголошення мови на заході після другого сніданку. Текст листа наступний:
У мене є графічні матеріали для супроводу виступу. Файл я привезу на диску, від вас потрібен комп'ютер. Мені знадобиться з'єднання з Інтернетом. Світло в приміщенні повинен бути яскравим, щоб я бачив обличчя учасників.
На подіумі необхідні три пляшки газованої ключової води Ту Nant; запечатані кришки не розкривайте. Мій літак прибуває в 10:45. Знадобиться машина, щоб забрати мене з аеропорту. По шляху до вас я повинен зупинитися у філії FOX і дати інтерв'ю полуденній програмі новин. Доручите шоферові чекати на мене, поки я буду на телестудії. Крім того, він повинен чекати на мене й доставити назад в аеропорт відразу після того, як я покину сцену. Виліт мого літака в 15:10».
Що варто робити? Виберіть правильну відповідь.
1. Проаналізувати прохання ведучого з погляду того, як вона співвідноситься з іншими елементами АВ.
2. Продумати три варіанти невдалого збігу обставин і розробити план зниження ризику.
3. Дякувати долі за те, що вам не потрібно організовувати для цієї людини продаж його книги з дарчим написом.
4. Молитися, щоб Мерфи був дуже зайнятий на заході ваших ненаглядних конкурентів (відповідно до закону Мерфи, якщо що-небудь погане може трапитися, воно обов'язково відбудеться).
5. Все перераховане вище.
Правильна відповідь - п'ятий: все перераховане вище. На перший погляд здається, начебто прохання цієї людини виконати досить просто, і всі начебто б ясно. Але чи можете ви виконати всі ці вимоги? Чи знаєте ви, що вони означають? Це - відмінний привід для аналізу потреб, завдяки якому ви оціните вплив цих прохань на захід. Наприклад, прибуття самолетавю;45, відліт в 15:10, ранкове інтерв'ю й проголошення мови не залишають місця для помилок. Чи вистачить часу на доставку ведучого з аеропорту й в аеропорт, якщо враховувати проблеми руху на дорогах? Це всього лише один з багатьох питань, які виникають після прочитання тексту листа. Іншим питанням приділена увага в наведені нижче міркуваннях про аналіз потреб. Тут важливо відзначити, що в індустрії організації колективних заходів ніщо не є таким простим, як здається, і будь-які елементи, додані до заходу, додають роботи й стають факторами ризику.
