Ваш аналіз - основа для комплекту специфікацій, де буде докладно розписано, що потрібно для досягнення цілей клієнта. Ці специфікації - початок розробки плану заходу й гарантії його виконання. Ваші специфікації повинні бути детальними й представляти чітку картину всіх ваших потреб. Позапланові нововведення дороги; крім того, може трапитися так, що їх не вдасться втілити: знайти техніку, потрібну для виконання прохання, отриманої вами в останню хвилину, не так-те просто.

На відміну від розпливчастих інструкцій, специфікації дають постачальникам чітку інформацію. Недостатньо просто сказати, що вам потрібні проектор і екран: краще повідомити, що проектор і екран повинні як мінімум задовольнити потреби 1000 глядачів, і що задній ряд перебуває на відстані 25 метрів від екрана. Тоді ви й ваш постачальник зможете внести в план тип потрібного проектора, розмір екрана й розташування сидінь.

Якщо хочете висунути конкретні вимоги, повідомите, що вам потрібний проектор XGA яскравістю не менш 4000 люменів і екран розміром 10,5x14. Якщо вам дуже захочеться впечатлить кого-небудь своїми пізнаннями, назвіть конкретну модель проектора й номер моделі. У цьому випадку ви можете вказати, що вам потрібний Вагсо-6300, але будьте готові до того, що ваш постачальник запросить більше грошей, якщо цієї моделі немає в його інвентарному каталозі. У специфікаціях варто вказати не тільки необхідне встаткування, але й те, у який час і як довго воно буде використовуватися, і яка робоча сила необхідна для його установки, роботи з ним і демонтажу.

Розклад вашого заходу - це не просто інструмент, що визначає, хто й чим повинен займатися й де зобов'язаний перебувати в певний момент часу. Наприклад, вартість оренди техніки буде сильно відрізнятися від запланованої, якщо у вашій специфікації не відбитий той факт, що ви встановлюєте техніку й репетируєте за день до заходу, для якого потрібен проектор: це додасть щонайменше один додатковий день орендного часу. Витрати будуть ще більше, якщо ваш постачальник виявить, що не має можливості демонтувати проектор відразу ж після банкету, хоча він буде використовуватися тільки під час трапези.

Ваш клієнт може наполягати на одержанні Ав-Послуг за конкурентними цінами. Що ще гірше, він може вирішити, що призначена ціна і є реальна, а не приблизна вартість... Допоможіть постачальникам призначати реалістичні ціни, постачаючи їхніми всеосяжними специфікаціями й детальним розкладом нашого заходу. Розділяйте специфікації на логічні категорії: наприклад, проектування, відеосистема, акустика й світло. Просите призначати ціну за оренду встаткування окремо від вартості послуг техніків і вказувати кількість людей, днів або годин і розцінки за годину або день роботи. Вимагайте, щоб постачальники вказували моделі й модельні номери устроїв.

На думку художника по світлу Марка Баттса, також варто давати постачальникові загальні вказівки щодо того, яким способом ви хочете використовувати його техніку. Не слід думати, начебто всі прокатні фірми поставляють підвісні устрої, або що їхня вартість буде врахована. Більше того, оскільки деякі компанії можуть поставляти техніку, що раніше використовувалася на фестивалі під відкритим небом, у день, коли йшов дощ, неодмінно вкажіть, що брудне, ушкоджене або погано працююче встаткування буде відкинуто після його доставки й що постачальникові прийде замінити його за власний рахунок. У випадку, якщо в нього не виявиться устрою конкретної марки, що ви запросили, ясно дайте зрозуміти, що він повинен сповістити вас про будь-які заміни.

Якщо ви не хочете витратити годинники, порівнюючи різних здобувачів на висновок контракту, надайте постачальникам можливість запропонувати ціну, розіславши їм формальний запит пропозиції (див. Додаток 5, де представлений зразок такого документа). Постачальники набирають окуляри, якщо можуть виконати ті або інші запити, і втрачають їх у противному випадку. Використання формального запиту пропозиції вигідно з ряду причин, у тому числі й тому, що всі потенційні постачальники одержують ту саму інформацію. Якщо ви працюєте з урядовими організаціями, що мають резерви для підприємств малого бізнесу, запит пропозиції забезпечить вам упевненість у тім, що ви даєте рівні можливості всім здобувачам на висновок контракту.

Оцінюйте пропоновані вам ціни як у сукупності, так і у вигляді розцінок за окремі послуги. Перевіряйте кожну позицію, щоб знати, що здобувачі контракту задовольняють вашим вимогам. Звертайте увагу на пропуски й ті позиції, ціни яких здаються вам занадто високими або занадто низькими. Якщо вашої специфікації не відповідають пропозиції жодного зі здобувачів, у ній є якась вада. Якщо ціни одного зі здобувачів значно нижче інших, спробуйте проаналізувати, чому. Можливо, ви знайшли вигідного партнера, а може бути - несумлінного постачальника, що зацікавлений тільки втом, щоб укласти контракт. Не думайте, що по дешевці можна одержати краще, і це ставиться як до техніки, так і до послуг. Якщо ви виявите, що сума пропонованих вам цін перевищує розміри бюджету, переглянете специфікації; якщо бюджет занадто малий, звернетеся до клієнта й сповістите його, що такий бюджет не дозволяє задовольнити вимоги. Залишаються дві можливості: або збільшити бюджет, або змінити специфікації.

Проявляйте акуратність при описі вашого заходу. Деякі люди намагаються вгадати, що ви в дійсності маєте на увазі, коли використовуєте певні слова й фрази.

('лишком гарні епітети можуть миттю перетворити ваш про-i'kt із заходу вартістю 100 тис. дол. у захід :ia 250 тис. дол. Якщо ваш бюджет невеликий, не описуйте свій захід як фантастичне по розмаху шоу. Якщо в минулому на подібних заходах використовувалися традиційні кошти, і клієнт були повністю цим задоволений, не використовуйте мову, що змусить припустити, начебто ви очікуєте одержати щось зовсім унікальне. Нехай здобувач контракту одержить цілком певне подання; як мінімум назвіть йому попередню суму бюджету свого заходу. У запитах пропозиції зустрічаються вираження, які однозначно створюють у постачальників невірне враження й спонукують їх називати ціни в сотні тисяч доларів (хоча вам це й не по кишені). До них ставляться наступні:

«Подібне церемонії нагородження премією "Оскар"...» «Зовсім захоплююче...» «На найвищому рівні...» «Феєричне видовище!» «Виняткова подія...»