Організувати скромне й простої захід, ви можете самостійно керувати роботами, пов'язаними з аудіовізуальним забезпеченням. Але, швидше за все, вам доведеться контролювати діяльність спеціального Ав-Постачальника або продюсера. Ця людина, у свою чергу, керує невеликою армією фахівців, що працюють із технікою й відповідають за те, щоб ваш захід відбувся. Існують різні постачальники - від зовсім дрібних фірм до дуже великих компаній. Одні пропонують послуги вузького профілю. Інші мають власний персонал, а деякі беруть контракт із вами, а потім наймають власних субпідрядників. Намагайтеся, щоб по-ставщики відповідали вашим потребам, розглядаючи їхній досвід стосовно до свого заходу, а також уважно вивчаючи ціни, які вони пропонують. Послуги великої міжнародної фірми, імовірно, будуть дорожче послуг місцевого постачальника, однак перша організація може мати більший досвід і більше різноманітними асортиментами техніки.

Багато споруджень укладають договори з Ав-Поставщи-Ками. В обмін на ексклюзивне або пільгове співробітництво певні фірми одержують статус і привілеї, які не стосуються постачальників з боку. Звичайно в цьому випадку Ав-Постачальник виплачує спорудженню комісійні за співробітництво. Багато споруджень також дотримуються робітників правил, які визначають, хто може виконувати в них ті або інші роботи. Ці правила можуть визначати кількість необхідних для певних завдань працівників фірми, з якого спорудження уклало ексклюзивний договір, а також умови, при яких ви можете залучати своїх співробітників.

Оскільки юридичної системи вимог до роботи Ав-по-ставщиков поки ще не існує, значну роль у співробітництві з ними грає довіра. У галузі Ав-Забезпечення спостерігається певна тенденція: творчі фахівці високого рівня й проект-менеджери створюють об'єднання відомих їм професіоналів і організацій, з якими вони працювали в минулому і яким можуть довіряти в критичних ситуаціях. Репутація й досягнення - кращі критерії компетентності, відповідальності й чесності. Організатори заходів коштують перед такою ж проблемою. Постачальник може виглядати гарним на папері, але ви не довідаєтеся, як він працює, поки не почнеться шоу...

Отже, необхідно розвивати мережу компетентних і кваліфікованих Ав-Постачальників. Для початку можна познайомитися з досвідченим колегою, що знає багатьох діячів цієї галузі. Попросите його бути вашим наставником і користуйтеся списком адрес, що він вам дасть, щоб розвити власну мережу постачальників. Познайомтеся із ключовими людьми із цього списку й довідайтеся, що вони собою представляють. Просите в них вказівки й рекомендації, навіть коли вони не мають можливості працювати над певним проектом. Але що робити, якщо адміністрація спорудження зажадає від вас користуватися послугами його власних постачальників? Якщо фактори ризику серйозні, залучіть до роботи постачальника, якому ви довіряєте, щоб він допоміг вам на етапах аналізу й складання специфікацій. Коли це актуально, доручайте контроль роботи групи Ав-Фахівців спорудження вашому довіреному постачальникові. Ця людина стане вашими «очима» і «вухами», і буде виконувати функції супервайзора, навіть не займаючись властиво виконанням роботи.

Важливо, щоб постачальник відповідав вартому завданню. Наприклад, не слід доручати постачальникові забезпечення послуг для аудиторії в 2500 чоловік, якщо на самому великому заході, яким він коли-або займався, було присутнє 250 чоловік. Хоча план може бути бездоганним, головне - це результат, і вам необхідно знати, що ваші постачальники послуг володіють ноу-хау й досвідом, що дають можливість виправдати очікування клієнта. Б цілому заходу, для яких потрібно Ав-Забезпечення, можна розділити на дві основні категорії.

• Для простих зборів і церемоній, прийомів і проводів у відставку можна спокійно користуватися послугами Ав-по-ставщиков, пропонованих спорудженням, або з незалежних фірм.

• Для великих зборів, свят, дуже пишних церемоній і заходів на відкритому повітрі шукайте независи -мих постачальників, що спеціалізуються на заходах певного типу, або компанії, що мають репутацію національного масштабу.