Найбільш ефективні практики планування організації свят.

Джеймс Монро працює в індустрії особливих заходів більше 28 років; разом зі своєю командою дизайнерів і техніків він декорує й організує заходи для корпоративних, соціальних і сімейних свят.

У своїй книзі «Мистецтво організації заходів: повний посібник з дизайну

і оформленню» (The Art of the Event: Complete Guide to Special Event Design and Decor, 2005) він пропонує наступні зауваження про кращих практиків галузі:

У заходів різних типів, включаючи корпоративними, соціальними, проведеними асоціаціями, і некомерційні, є різні потреби в розважальних коштах. Однак при організації розважальних програм для всіх цих заходів застосовуються однакові принципи. Процес організації починається з досліджень по визначенню цілей і завдань заходу, а також потреб і очікувань публіки. Проект заходу повинен складатися так, щоб воно задовольняло ці потреби й служило цим цілям. На цій фазі формуються основні концепції сценарію заходу й вибираються підходящі розважальні кошти.

Потім треба фаза планування, на якій повністю розробляються сценарій, послідовність дій і елементи виробництва, при цьому завжди маються на увазі мети й завдання заходу. Кожна деталь виробництва ретельно проробляється для забезпечення успіху заходу. Після заходу останнім важливим кроком є оцінка його результатів. Історія кожного заходу послужить основою для успішної діяльності в майбутньому.

Дослідницька фаза може обмежуватися лише бесідою із клієнтом, однак корисно провести деякі попередні вишукування для одержання подання про його компанію. Якщо захід повторюється регулярно, історія минулих подань стає безцінною. Існує ряд інструментів, які можна застосовувати для дослідження потреб і очікувань публіки, включаючи використання опитувань і анкетування. Крім дослідження мотивуючих факторів на цій же фазі з'ясовуються функціональні питання, що стосуються площі, кількості публіки, обмежень спорудження, доступу в приміщення й електропостачання.

На фазі проектування розробляються творчі концепції. Гарний початок цієї фази - «мозковий штурм», проведений разом із клієнтом, з використанням вільних асоціацій з переліком всіх бажаних елементів і розважальних коштів. Варто вважати, що на цьому етапі всі ідеї гарні. Коли буде складений перелік всіх «диких» ідей, їх можна проаналізувати з погляду можливості практичного застосування. Далі до проекту приєднуються часовий розпорядок, фінансова структура й бюджет, щоб загальна концепція знаходила повноту. На фазі проектування приймаються найважливіші рішення, визначається, як мети відповідають бюджету, і задається напрямок всьому виробництву в цілому.

Організаційна фаза - це властиво виробництво розважальних програм. Ангажируются артисти, залучаються до роботи допоміжні служби, докладно розробляються послідовність дій і виробнича книга. Найпоширеніша помилка при виробництві розважальних програм укладається в тім, що цей процес починають, не керуючись правильними засадами, намагаються неодмінно задіяти конкретних артистів і інші елементи, не подбавши про те, щоб визначити мети й завдання заходу, розробити його проект і провести аналіз ресурсів. Наприклад, якесь корпоративний захід може бути присвячено впровадженню на ринок нового продукту, і його головна мета - демонстрація продукту й ідентифікація бурштину. Для розважальної програми може бути обраний артист зі славетним ім'ям, щоб захід вийшов що запам'ятовується. Якщо це буде зроблено до розробки проекту, то в результаті всім запам'ятається шоу, однак ніхто не буде пам'ятати, який продукт був представлений.

Подібна проблема може виникнути й у випадку із соціальними заходами. Так, на весіллі увага повинне бути звернене на наречену, на гостей з її боку й на те святкування життя, яким є весілля. Нареченій і її родині іноді хочеться зробити свято винятковим, запросивши відомого артиста. Але він може занадто сильно притягти до себе увага гостей, відволікаючи його від нареченої (якщо тільки вона сама не так само знаменита). Прославлених артистів можна задіяти на весіллі, але їхній виступ повинне бути ретельно інтегроване у свято, а родині варто точно розуміти, до якого результату вона прагне.

Елемент виробництва заходів, яким найчастіше зневажають, - оцінка його результатів. Коли вечірка підходить до кінцю, техніки збирають устаткування й відправляються додому, гості відпочивають у своїх номерах, робота закінчена, залишилося хіба що порахувати гроші... Професійний організатор планує підсумкову нараду, щоб провести об'єктивний аналіз заходу. Ці історичні

дані стають безцінними, якщо в будущем вам має бути повторити цей захід або провести подібне. Асоціації й корпорації можуть одержувати коштовні відкликання від своїх гостей у рамках опитувань і анкетування у фіналі заходів. Головні питання оцінної сесії повинні укладатися в тім, чи виконані завдання заходу й чи виправдані очікування гостей.