Коли простої роблять складним - це щось повсякденне;коли складне роблять простим, восхитительнопростим, це - творчість.

Чарльз Мингус, джазовий композитор і контрабасист, лідер оркестру «Династія Мингуса»

Заходи асоціацій являють собою можливість для їхніх учасників розважитися й поспілкуватися один з одним. Вони приїжджають, щоб відпочити. Роль організатора такого заходу в тім, щоб воно було цікавим, веселим і при цьому здавалося дуже простим. Керівники асоціацій давно усвідомили потужний вплив музики на з'їздах: коли бравурні мотиви звучать під час відкриття сесії, коли м'які звуки супроводжують загальну трапезу або коли музика створює бурхливі веселощі у фіналі. Ніщо не піднімає настрій публіки краще, ніж гарне «живе» музичне шоу. Не виключено, що музичні шоу за участю талантів національного, регіонального або місцевого масштабу - головний рекламно-пропагандистський двигун початку XXI сторіччя. Виступ знаменитого артиста на зборах може стимулювати його відвідуваність і поліпшити імідж організації.

Однак при ангажуванні артистів є свої небезпеки й пастки. Так, колектив музикантів, яких ви запрошуєте, повинен відповідати маркетинговим завданням асоціації і її корпоративній культурі. Виступ талановитого, але невідповідного колективу, скажемо, групи 2 Live Crew на з'їзді Національної жіночої організації може бути настільки ж скандальним, як виступ бездарностей. Ваша мета - забезпечити, щоб артист охоче сприяв проведеній акції й служив коштами підвищення якості з'їзду, а не став центром загальної уваги. Виступ артиста - це частка шоу, а не концерт для широкої публіки.

При виборі музикантів для заходу асоціації обов'язково повинні прийматися в увагу наступні фактори.

• Вік публіки. Намагайтеся, щоб програма артиста підходила під вікові рамки аудиторії. Більші джазові оркестри, що ніколи вважалися підходящими винятково для аудиторії старшого віку, починають залучати й більше молодих людей, завдяки зусиллям таких виконавців, як Карли Саймон, Меліса Манчестер, Гарри Кіннотник-Молодший і Лінда Ронстадт (незважаючи на догляд з життя видатних керівників оркестрів, таких як Дюк Еллингтон і Каунт Бейси, багато хто з їхніх музикантів як і раніше «запалюють»).

• Обстановка. Де проводиться з'їзд? В отеленні, у театрі, у конференц-центрі, виставочному залі або під тентом? Яке матеріально-технічне забезпечення об'єкта, включаючи акустику й висвітлення? Ваші гості повинні мати можливість добре бачити й чути. Досвідчена компанія-постачальник може забезпечити вас і звуком, і світлом.

• Чи будуть вимовлятися мови? Якщо будуть, то постарайтеся, щоб вони були стислими й щоб оратори виступали до початку розважальної програми. Якщо можливо, не руйнуйте енергетику й атмосферу, створену музикою, вставивши усний виступ у середину шоу.

• Величина бюджету. Дайте представникові клієнта знати, що ви можете собі дозволити. Помнете: сума бюджету повинна покривати гонорар артиста, а також будь-які послуги, зазначені в його райдере. До виступу вартістю в 15 тис. дол. можуть бути присовокуплени додаткові умови, вартістю в 15 тис. дол. Між іншим, райдер може бути коротким, займаючи всього одну сторінку, або об'ємним, як у випадку із Ширли Бесси, коли він займав 21 сторінку.

Доступність артиста. Ангажемент Брюса Спрингстина для виступу на з'їзді асоціації може бути під силу вашому бюджету, однак є одна проблема: співак на прізвисько Бос не виступає на таких заходах. Коли ви й ваші люди вирішуєте, кого ангажировать, складіть список, принаймні, із трьох варіантів. Той колектив або артисти, якого ви хотіли б запросити, може не підходити вам по розмірі гонорару, бути зайнятим на іншому виступі або принципово втримуватися від участі в корпоративних заходах. З іншого боку, багато артистів сьогодні розуміють, що можуть одержати вигоду, виступаючи перед незвичною для себе публікою. Іноді їх запрошують не для того, щоб вони виконували музику, а щоб зустрічали й привітали гостей, грали в гольф або теніс або допомагали асоціації в проведенні маркетингових акцій.