Деякі при організації свят використовують музику безкоштовно через власне неуцтво. Один організатор з Массачусетса розповів журналу Meetings and Conventions, що, організувати свою першу конференцію, він зовсім не подумав про ліцензування музики. «Мені це просто не спало на думку. Я жахнувся, коли довідався, що моє шоу не ліцензовано, як треба». За словами організації ASCAP; «музика - важлива частина послуг, пропонованих клієнтам. Одержувачі ліцензій ASCAP визнають, що використання музики сприяє їхньому бізнесу, оскільки музика підсилює задоволення клієнтів, збільшує доходи й піднімає моральний дух і ефективність персоналу».
Питання музичного ліцензування завжди був актуальним для багатьох галузей, включаючи великі мережі телемовлення, місцеві тілі- і радіостанції, кабельні й супутникові мережі й системи, суспільних вещателей, інтернет-сайти, коледжі й університети, нічні клуби, кафе й ресторани, постачальників забезпечення фоновою музикою, фитнес-центри, приватні клуби, організаторів концертів, танцювальні зали, торгові центри, тематичні парки й луна-парки, ковзанки для фігурного катання й магазини. Зараз музичне ліцензування є частиною індустрії гостинності завдяки таким організаціям, як ASCAP, BMI і SESAC. Їхнє завдання укладається в тім, щоб видавати ліцензії на використання музики на з'їздах, конференціях, комерційних виставках і ярмарках у вигляді «живого» виконання або відтворення в записі.
Б минулому музичне ліцензування являло собою приватний договір між продюсерами, менеджерами споруджень і готелів і ліцензійних агентств. Пізніше, починаючи з 1980-х років, ліцензійні агентства вирішили зв'язувати контрактними зобов'язаннями кінцевого споживача. Хто є кінцевим споживачем? Аудиторія. Хто представляє аудиторію? Людина, корпорація або організація, які служать причиною звучання музики. Можна подумати, начебто причиною її звучання є ансамбль, але це вірно лише в музичному змісті. У юридичному розумінні ансамбль грає тому, що особа або організація попросили його про цьому або заплатили за те, щоб він грав. Таким чином, саме ця підрядна компанія або особа визначається як легальний (або нелегальний) споживач. Закон був складений таким чином, щоб накладати зобов'язання на більш-менш великі організації. Є чимало випадків, коли які-небудь «залітні» музиканти без усякої ліцензії грають перед невеликими аудиторіями, однак корпорації, асоціації й фірми-організатори націлюються на більші ринки, широко рекламуючи свої заходи, завдяки чому їх простіше виявляти. Крім того, вони вказують свої фізичні адреси, їхні координати втримуються в телефонних і спеціалізованих довідниках, а також в Інтернеті.
Використовуючи музику на своїх з'їздах, конференціях або особливих заходах, ви маєте фінансові і юридичні зобов'язання, що укладаються в тім, щоб платити композиторам, поетам і видавцям через ліцензійні агентства. Якщо ви відмовляєтеся добровільно платити за право використовувати їхню музику, то підлягаєте покаранню відповідно до законів про авторське право Сполучених Штатів. Вся сфера авторських прав у цілому дуже важлива для з'їздів, конференцій і особливих заходів, оскільки охоплює не тільки музику, але також і твору образотворчого мистецтва, логотипи, имиджи й костюми популярних персонажів, які часто використовуються або демонструються.
Джо Голдблатт, автор безлічі книг про індустрію масових заходів і колишній декан аспірантури ім'я Алана Шона Фейнстайна при Університеті Джонсона й Уельсу, заявляє:
Коли хто-небудь працює в поті чола, щоб створити оригінальний добуток , єдиним захистом цієї людини від незаконного використання результатів його праці служать закони про авторські права. Він реєструє авторські права й торговельну марку; потім, якщо ви хочете скористатися його добутком, необхідно придбати право на це, чи йде мова про однократне використання, про використання протягом року або про викуп права, тобто про придбання його для постійного використання на певному ринку. Я аплодую організаціям BMI і ASCAP: завдяки тому, чим вони займаються, ми стали розуміти, що добутку композиторів мають цінність. Творці добутків обов'язково повинні одержувати компенсацію за їхнє використання, і завдяки цьому середній представник публіки, слухаючи музику, цінує її вище: люди завжди вище цінують те, за що платять.
Хоча в Сполучених Штатах є три ліцензійних агентства, існують і інші агентства, що діють у міжнародному масштабі. Їхній перелік представлений у розділі «Матеріали для вивчення» наприкінці цієї глави. Американські менеджери заходів звичайно працюють із двома із трьох агентств - ASCAP і BMI. SESAC - сама невелика із трьох американських організацій, що займаються виконавськими правами, і її ліцензії охоплюють об'єкти, на яких буде звучати музика, а не властиво заходу, тому організаторам звичайно не доводиться здобувати ліцензію в цього агентства. Чи Білл із SESAC пояснює:
Ліцензія SESAC потрібно для конференцій, ярмарків і виставок. Ключова різниця між SESAC і іншими агентствами виконавських прав укладається в тім, що SESAC постачає ліцензіями об'єкти, на яких, проводиться захід. Якщо об'єкт не має ліцензії SESAC, то координаторові заходу прийде придбати неї. Ліцензія визначається типом і місцем проведення заходу. Я пропоную організаторам заходів зв'язуватися з SESAC для одержання підтвердження наявності ліцензії нашого агентства, і якщо буде потреба ми вчасно оформляємо її.
