Організація свят - благодійних заходів!

Чого я тільки не придумував, щоб зробити враження на людей, які звикли до того, що їх постійно вражають: від феєрверків до акторів, що вистрибують із більших тортів, і запрошення великих зірок таких як Елтон Джон...

Дональд Трамп, власник готелів, антрепренер Кауодий долар, що я віддаю вам, я не зможу віддати на лікування хвороб серця.З верстві організатора заходу американської

Асоціації по вивченню серцевих захворювань під час переговорів про контракт зі знаменитим артистом.

Як свідчать наведені вище цитати, при організації пропагандистських заходів ви повинні проявляти ретельний підхід, щоб ваша розважальна програма в остаточному підсумку сприяла цілям акції. От як говорить про це Майкл Оуен з компанії All Access Entertainment:

Працюючи із благодійними організаціями, ми повинні враховувати той факт, що рушійним мотивом улаштовувачів їхніх заходів служить жагучий ентузіазм. Для цих людей їхня справа - найважливіша справа у світі, однак воно коштує в ряді безлічі інших «найважливіших справ», і для кожного з них улаштовувачі заходів просять артистів приділити їм час за зниженими розцінками. Найчастіше ангажировать артиста за низькими розцінками не вдається, якщо тільки він не розділяє поглядів даних добродійників. Щоб організувати успішний благодійний захід, закладайте пристойний гонорар для знаменитості, а потім поступово намагайтеся знизити ціну,..

Венди Андерсон, власник компанії WOW! Productions (Events & Public Relations) і партнер фірми Events with a Twist, забезпечує організацію й координацію виробництва заходів, а також веде контакти із громадськістю

і робить рекламу корпоративних, некомерційних і публічних заходів. Вона ділиться з нами наступними зауваженнями:

Некомерційні організації розуміють свою потребу в розважальних коштах і прагнуть до того, щоб їхнього заходу вигід-i ю відрізнялися від інших. При наявності великої кількості некомерційних заходів і акції по зборі коштів між ними йде конкуренція: вони прагнуть обійти один одного по зрелищности і якості шоу, щоб залучити більше уваги. Але їхні влаштовувачі звичайно дотримуються обмеженого бюджету або зовсім не мають такого: вони знають, що їх ціль - збирати кошти, а не витрачати їх. Крім того, діячам багатьох благодійних організацій для влаштування розважальних програм найчастіше не вистачає не тільки фінансів, але й знань про те, як це робити. Однак, безумовно, наявність розважальних коштів на такого роду заходах допомагає залучити публіку. Щоб благодійний захід вийшов успішним і коштів були зібрані, робота над такого роду акціями повинна починатися заздалегідь і організовано продумуватися. Щоб привернути увагу публіки до майбутнього заходу, потрібне додатковий час. Якщо однієї із причин його привабливості повинне стати музичне шоу, запасіться часом, щоб забезпечити проведення такого шоу, що щонайкраще послужить і вашим потребам, і потребам музикантів.

Якщо відомі ведучі й зірки погоджуються виступити заради блага суспільства безкоштовно - це прекрасно, однак тут є одне застереження: у будь-який час, е тім числі й у день заходу, ваш артист або ведучий може одержати пропозицію про платний виступ і відкласти свій виступ у вас. Варто передбачити в бюджеті невелика грошова винагорода для артистів. У кожному разі, коли музикантам передбачена плата - будь те звичайний гонорар або невелика винагорода, - це прив'язує їх до вашого заходу. Якщо ви хочете залучити ведучих або артистів зі славетними іменами, шукайте таких людей, які є земляками вашої публіки або підтримують мета, що ви переслідуєте. У такому випадку знижується ймовірність того, що вони підведуть вас, не з'явившись на виступ. Якщо ведучий або артист проявляє непевність і не може твердо гарантувати свою участь, уважайте, що роздобути даної людини вам не вдалося. Якщо у вашої організації немає ні гроша на розважальну програму й навіть на скромний гонорар артистам, вам найкраще почати організацію заходу заздалегідь. Визначите тип шоу, що вам потрібний, і пошукайте талановитих артистів на околицях. Би можете знайти групи музикантів, клоунів, фокусників, танцюристів або співаків, які будуть ради виступити на вашім заході безкоштовно заради власної реклами. Постарайтеся віддячити цих людей частуванням за їхній виступ. Якщо вже ви не здатні заплатити їм, їжа й напої теж можуть послужити гарну службу, як і будь-які подарунки, які ви можете передбачити для вашої публіки. Якщо ви добре рекламуєте свій захід, і артистам удасться придбати певну популярність або одержати пропозиції про інші виступи, цілком можливо, вони знову погодяться попрацювати на ваших заходах безкоштовно. От рада людинии, що багато разів займався організацією подібних заходів: самі вдалі благодійні заходи виходять тоді, коли їхній персонал або члени комітету щиро переслідують головну мету заходу й уважають збір коштів основним пріоритетом. Якщо певні елементи розважальної програми не сприяють збору коштів, не коштує їх забезпечувати. Подивитеся на вашу аудиторію, на її вікові характеристики й, якщо у вас передбачений бюджет, намагайтеся робити так, щоб витрачені з нього кошти добре окупилися й допомогли спільній справі. Помнете: якщо ведучий пропонує свої послуги безкоштовно, що нерідко трапляється при проведенні благодійних заходів, - удалий сценарій, стисла програма й добре обладнана сцена сподобаються йому, і він погодиться знову допомогти вам у майбутньому. Однак при поганому сценарії, затягнутій програмі й погано обладнаній сцені ви навряд чи знову одержите допомогу від цієї людини, якщо тільки він не відрізняється беззавітною вірою у вашу справу й не випробовує щирого бажання допомагати вам.

З усіма провідними, знаменитими або маловідомими артистами, що безкоштовно допомагають вам збирати кошти, варто звертатися, як з дуже поважними особами. Ведучі відіграють важливу роль у ваших заходах, адже вони звертаються до людей. Вони настільки ж потрібні для успішного проведення заходу, як професійний організатор для процесу його виробництва. Хоча здається, начебто конферансьє ведуть свій діалог без зусиль, у дійсності вони працюють по ретельно складеному сценарії. Цей сценарій проду-мивается й листується доти, поки не почне відповідати тимчасовим рамкам і вимогам заходу й не прийме такий вид, що вашому ведучому буде легко по ньому працювати. Подбайте про те, щоб ведучі й артисти добре знали, як добратися до місця проведення заходу й вистеліть кожному копію запрошення.

Крім того, вистеліть їм копії сценарію й розкладу щонайменше за тиждень до заходу й подбайте про парковочних місця для них. Після прибуття на місце їм потрібно знати, у які двері ввійти, і де, якщо буде потреба, вивантажити техніку. Подбайте про наявність добровольців, які могли б допомогти їм перенести встаткування й установити його. Коли артисти прибудуть, познайомте їх із ключовими співробітниками вашої організації й подбайте, щоб хто-небудь із добровольців або членів керівництва постійно перебував поруч із ними. Звірте сценарій і розклад, щоб не виникали непорозуміння й в артистів була можливість задати свої питання. Працюючи з вами на громадських засадах, ці люди мають статус VTP, тому що здатні зробити ваш захід успішним або погубити його.