На фабриках ми виготовляємо губну помаду, а в магазинах ~ продаємо надез/сду.

Чарльз Ревсон, засновник компанії Revlon

Ми не, бачимо, границь людського вообрауеения. Нагиа ціль - визволити творчі чинності каз/сдого людини, ка^сеой родини й кожного підприємства.

Із щорічної доповіді компанії Microsoft (2001)

Нижче представлений приклад з життя, описаний Маріанною Паолини, керівника виробництвом компанії Navigant Meeting Services. Тут розповідається про проведену нею акції впровадження нового продукту й розглядається значення такого роду заходів для успіху корпорацій.

З 1ГОЕ.КТИКИ

У листопаді 1999 року підрозділ по організації з'їздів фірми Navigant International займалося проробленням всіх аспектів торговельної наради фармацевтичної компанії Boehringer Ingelheim, Стояло провести акцію впровадження нового продукту із присутністю 1600 персон, що повинна була пройти в отеленні Wyndham Palace у місті Орландо (Флорида). Місцем нічлігу гостей повинен був стати готель Hilton на курорті Walt Dysney World, що перебуває в п'яти хвилинах їзди від місця проведення акції. Проект-Менеджер вирішила влаштувати розважальну вечірку для гостей з виступом знаменитих артистів. Проблеми

1. Це прохання залишало мало часу на залучення до роботи артистів. Було необхідно терміново знайти місце проведення вечірки й ангажировать музикантів.

2. Вечірка повинна була проводитися в 5-15 напахкає їзди від місця проведення торговельної наради, тому що його учасникам стояла конференція на весь день.

3. Потрібно було погодити наземні перевезення.

4. Спочатку клієнт планував виступ групи В-52. Воно дуже підійшло б членам аудиторії (її вік - від 25 до 35 років), але ніяк не людям старшого віку. Що могло б підійти представникам всіх вікових груп?

5. Структура наради: 50 % групи учасників мала вільну половину дня в день вечірки, інші - половину вільного дня в попередній день. Тривалість «вільного часу» була однакової для всіх учасників.

6. Необхідно було забезпечити частування й напої (хоча це й не повинен був бути банкет).

7. Головний учасник розважальної програми висунув специфічні вимоги, які були чітко зазначені в його раидере. Випливало виконати кожна вимога.

Питання, обговорювані на дискусії 1. Яке приміщення відповідає потребам вечірки?

2. Як будуть організовані перевезення?

3. Яке шоу ідеально підійде публіці у віці від 25 до 65 років?

4. Скільки часу повинне зайняти захід? Необхідно врахувати потреби групи, що мала «вільний час».

5. Чи хоче клієнт улаштувати для своїх гостей банкет? Де й коли? Які блюда варто подавати?

6. Як подбати про те, щоб всі вимоги головного учасника розважальної програми були виконані?

7. Які міри безпеки варто почати?

8. Як переконати клієнта погодитися з нашою концепцією заходу?

9. Як переконати погодитися з нашою концепцією заходу керівництво компанії-клієнта?

Рішення

1. У подібних випадках спочатку варто звертатися до менеджера по організації заходу готелю. Для нашого випадку в нього були координати однієї людини з концертного залу «Будинок блюзу». «Будинок блюзу» перебував усього в п'яти хвилинах їзди від готелю. Крім того, у ньому могли розміститися 1600 чоловік, там уже був бар і оснащення для сцени. Наявність оснащення заощадило нашому клієнтові гроші. Але самою приємною новиною було те, що «Будинок блюзу» виявився вільним.

2. Гості перебували у двох готелях, і ми хотіли надійно забезпечити їхнім транспортом. Ми запланували безперервний автобусний рух із зупинками в готелів Wyndham Palace, Hilton і в «Будинку блюзу», що повинне було початися за годину до початку вечірки й закінчитися через годину після її закінчення. Ґрунтуючись на розпорядку її проведення, ми запланували рух більшого числа автобусів під час години пік.

3. Фірма Mark Sonder Productions змогла забезпечити нас переліком варіантів для розважальної програми із вказівкою розцінок і доступності артистів. Після численних дискусій із клієнтом кращим варіантом стала організація трьох різних шоу для розваги представників трьох різних вікових груп.

(A) Шоу «Зал слави»: The Elsbeary Hobbs Drifters, The Corntll Gunter Coasters і The Marvelettes. Цільова аудиторія; особи у віці 50-65 років.

(Б) Blood, Sweat and Tears з Девидом Клейтон-Томасом. Цільова аудиторія: особи у віці 35-50 років.

(B) Джоан Джетт і The Blackhearts. Цільова аудиторія: особи у віці 20-35 років.

:4. Клієнт особливо відзначив важливість того, щоб тривалість вільної половини дня для обох груп учасників була однаковою. Група, що одержала вільний час у день, що передує вечірці, була вільна з 12:30 до 20:30. Тому наступного дня нам випливало почати вечірку в «Будинку блюзу» в 20:30. У середньому представники старшого віку воліли залишати вечірку раніше молодих людей. З огляду на це, ми склали розклад у такий спосіб.

19:30 Початок курсування автобусів

20:30-21:00 Прибуття гостей і частування їхнім коктейлем 21:00-22:00 Шоу «Зал слави» 22:00-22:30 Перерва (зміна техніки) 22:30-23:30 Шоу Blood, Sweat and Tears 23:30-00:00 Перерва (зміна техніки) 00:00-1:00 Джоан Джетт і The Blackhearts 2:00 Останній рейс автобуса

Крім того, фірма Mark Sonder Productions організувала можливість особистого спілкування з артистами перед їхніми виступами.

. Як не дивно, трапеза виявилася самим спірним моментом. Попереднім вечором гості вечеряли самостійно. Віце-президенти клієнта висловлювалися за влаштування «групової вечері» і хотіли, щоб учасники, що мали вільний час, приділили частина його для загальної трапези. Компромісне рішення укладалося в улаштуванні простого шведського стола з барбекю для тих учасників наради, які працювали повний день; ті ж, хто мав полудня вільного часу, могли приєднатися до них за бажанням. Потім усім подавалися легкі частування в «Будинку блюзу» на всім протязі вечірки.

, Контракти з артистами були дуже докладними. Для початку я провела довгу розмову по телефоні з Марком Сондером, щоб він розглянув утримування контрактів і простих слів пояснив мені втримування доповнень до кожного з них. Я склала графік, що вказує, хто відповідальний за виконання кожної вимоги райдеров. Потім я запланувала серію телефонних дзвінків клієнтові, адміністраторам готелів, у транспортну компанію й «Будинок блюзу», щоб домовитися про виконання додаткових вимог з відповідними особами. Були забезпечені надійні міри безпеки. (А) Артисти. Ми розмістили всіх артистів в отеленні Hilton. Кожний музичний колектив був оселений в окремій секції готелю. Спеціальному персоналу готелю були доручені виконува весь прохання постояльців. Наша транспортна компанія виділила кожному музичному колективу автомобілі з водіями на увесь час їхнього перебування в Орландо. «Будинок блюзу» виставив охоронний персонал у заднього входу в будинок. (Б) Гості. Оскільки співробітники корпорації Boehringer Ingelheim

традиційно поводяться, як личить професіоналам на сьез-

дах такого рівня, ми вирішили обійтися мінімальними мірами безпеки. «Будинок блюзу» виставив охоронний персонал у входу й у різних частинах будинку. Кожний гість, щоб потрапити на вечірку, повинен був продемонструвати свій бейдж учасника конференції Boehrmger Ingelheim. Фірма Mark Sonder Productions була відповідальної за поширення серед відповідних осіб універсальних пропусків.

S. Переконати безпосереднього клієнта погодитися з нашою концепцією вечірки виявилося просто. Проект-Менеджер і її команда були знайомі з усіма артистами, яких ми запропонували. Їм надзвичайно сподобалася ідея про те, що в цілому шоу буде призначатися для всіх вікових груп.

9. Переконати віце-президентів виявилося складніше. Каменем спотикання стало питання фінансів. Концерт групи В-52, улаштований торік, обійшовся в X дол. Ціна кожного із трьох наших шоу становила одну третину від суми в X дол. Спочатку здавалося, начебто витрати будуть такими ж. Ми провели аналіз витрат, порівнюючи видатки на кожний з музичних актів. Те, що в програмі передбачалося три шоу, означало більшу кількість музикантів і техніків. Гарна новина укладалася в тім, що торішня конференція проходила на Багамських островах, і загальні витрати при проведенні її в Орландо були менше. Однак «Будинок блюзу» передбачав мінімальну ставку за їжу й напої в 250 тис. дол. Ця сума була набагато вище тієї, що фігурувала торік, коли виступали В-52, однак тоді загальне число гостей становило всього 1200 чоловік, а не 1600 чоловік, як цього року. Провівши аналіз витрат, ми зуміли виправдати додаткові видатки, пред'явивши суму видатків на людину, і, нарешті, комітет віце-президентів проголосував «за».

Захід виявився цілком успішним. Вечір пройшов гладко й без перешкод, постачальники працювали, як єдина команда. Гості, як і віце-президенти, прекрасно провели час. Клієнт був надзвичайно задоволений вихідним результатом.