Компанії, що організують розважальні програми, задіють не тільки музикантів. Вони також можуть запропонувати вам інші розважальні ресурси, наприклад ведучих і гумористів. Вибір підходящого ведучого для вашої конференції може бути складним завданням, оскільки на ринку діють конферансьє, що стягують гонорари самих різних розмірів і специализирующиеся на самих різних темах. Вибір ведучого - один з найважливіших елементів успішного заходу, тому ви повинні передбачити, щоб його досвід, культурний рівень і здатності відповідали очікуванням публіки і її демографічному складу. Національна асоціація ораторів пропонує наступні десять рад для вибору ведучого.
1. Визначите потреби вашої аудиторії.
Гарне знання потреб публіки дуже важливо при виборі «правильного» конферансьє. Потрібно чи, щоб аудиторія покинула збори, одержавши специфічну або технічну інформацію? Може бути, вам потрібний той, хто зможе мотивувати групу для ведення продажів? Або ви хочете влаштувати розважальну програму, під час якої публіка одержить певне послання?
2. Визначите дату, час і бюджет.
• Починайте пошуки ведучого, як тільки буде призначена дата проведення збори. Багато хто з них планують свої виступи на рік уперед, і вам бажано потрапити в їхній робочий календар якомога раніше.
" Подумайте про те, скільки часу буде потрібно на усний виступ, і на якому етапі вашої загальної програми воно повинне відбутися. Якщо сценарій заходу гнучкий, професійний ведучий нерідко може порекомендувати вам потрібна кількість часу для виступу. Професіонал може дати рекомендації про порядок подання тим або про порядок виступів, якщо одна презентація повинна випливати за іншою. Можливо, вам не слід робити так, щоб за виступом гумориста пішла детальна освітня презентація.
" Візьміть до уваги гонорар, що ви готові або здатні заплатити конферансьє, Пошук ведучого можна звузити або розширити залежно від вашого бюджету.
3. Визначите тип провідного, що щонайкраще буде відповідати потребам аудиторії.
Авторитет ведучого в тій або іншій області може бути дуже привабливим фактором, однак відоме ім'я не гарантує професійну презентацію. Високі ціни не завжди означають високу якість. Що буде найкраще для аудиторії й всієї вашої програми - знаменитість, експерт у певній області, спортивна зірка, знаменитий письменник або професійний конферансьє, що володіє ґрунтовними знаннями по заявленій темі?
4. Визначите свої ресурси.
" Персональні відкликання - відмінний спосіб звузити канал пошуків. Поговорите з колегами.
• Асоціації ораторів знаходять і ангажируют ведучих, що відповідають вашим особливим потребам. Багато служб спеціалізуються на ведучих певного типу, наприклад знаменитості, письменники або спортсмени.
5. Розглянете варіанти вибору й проведіть співбесіди з кандидатами.
• Професійний ведучий виявить себе під час цієї процедури як справжній партнер. Гарні конферансьє нерідко задають питання про потреби аудиторії й про те, що вони можуть для вас зробити. Попросите кандидатів показати рекомендації, і якщо вони виступають про ваш регіон, запитаєте, чи не можна вам побувати на їхньому виступі й подивитися їх у справі.
" Упевніться, що потенційний ведучий виступав перед групами людей, аналогічними вашої. Поговорите з ним про його досвід. Задайте питання про його біографію, попросите представити відеозапису презентацій, переважно проведених перед «живою» аудиторією.
' Знайдіть ведучого, що модифікує свою презентацію спеціально для вашої публіки.
" Запитуйте ведучих про їхню приналежність до професійних асоціацій. З'ясуєте, які нагороди або сертифікати вони заслужили. Національна асоціація ораторів присуджує звання «сертифікований ведучий-професіонал». Це звання одержують за ґрунтовний досвід у цій сфері й задоволення клієнтів.
6. Виберіть свого ведучого.
* Знайшовши сьогодення професіонала, ви побачите, що вибрали союзника. Професійні ведучі розуміють, що ваша репутація залежить від якості їхнього виступу. Їхній досвід проведення сотень виступів перед різними аудиторіями позбавить вас від занепокоєння й буде сприяти успіху заходу.
• Вибираючи ведучого, думайте про те, що ви платите не тільки за те кількість хвилин, що він проведе на сцені, але також і за годинники, проведені їм за попередньою підготовкою й оформленням презентації. Розмір гонорару деяких ведучих може залежати від кількості програм, які вони готовлять для вас, або тому, чи дозволено їм продавати свою продукцію. Уточните це питання.
7. Оформите ваші відносини в письмовому виді. Необхідно скласти договір або контракт, у якому буде чітко позначено, чого від взаємного співробітництва чекаєте ви й ваш ведучий. Урахуйте наступне:
• питання, пов'язані із проїздом;
• проживання в готелі й харчування;
• розмір гонорару, покриття видатків і умови оплати;
• чи хочете ви, щоб ведучий відвідав соціальні заходи;
• якщо ведучий хоче продавати свою продукцію, як це буде організовано;
• згода на аудио- або відеозапис презентації;
• політикові скасування виступу;
• вимоги до звуку й світла;
• юридичні положення, які може містити ваш контракт.
8. Працюйте з ведучим.
Поділитеся інформацією про вашу публіку або компанію. Це допоможе ведучому познайомитися з організацією й надасть можливість відповідно оформити презентацію.
• Вистеліть провідний ваш інформаційний бюлетень або ще що-небудь, що буде містити в собі імена ключових персон, особливі терміни або інша внутрішня інформація.
• Чітко повідомите ведучого, чого ви очікуєте.
• Надайте конкретні відомості про розмір і демографічні характеристики публіки.
: Заздалегідь проінформуйте ведучого про виступ у програмі інших конферансьє. Так він одержить можливість доповнити сказане іншими ведучими й не допустити повторення їхніх слів.
9. Оформите місце дії.
• Подбайте про те, щоб приміщення було оформлено так, щоб на публіку виявлявся оптимальний вплив. Подумайте про кількість сидінь і про їхнє розташування, про температуру повітря в приміщенні й висвітленні.
• Дотримуйтеся розкладу. Хоча професіонал здатний, якщо потрібно, скоротити виступ або, навпаки, «розтягти» його, якщо ви будете дотримуватися розпорядку заходу, це дозволить аудиторії найбільше повноцінно сприйняти програму, що ви для неї приготували.
' Ваш ведучий повинен уміти ефективно представити публіці себе й свою тему. Ця вступна частина його виступу повинна бути короткої, запальної й породжувати позитивні очікування.
Ю. Оціните результати.
Постарайтеся полупити від аудиторії докладні оцінки провідного і його презентації. Це допоможе вам оцінити результати заходу
і планувати майбутні програми, з огляду на цю інформацію. Вистеліть результати оцінок ведучому.
Надруковано з дозволу Національної асоціації ораторів, 2002
Національна асоціація ораторів випускає довідник «Хто є хто серед професійних ведучих: керівництво для організатора заходів» (VWzo's Who in Professional Speaking: The Meeting Planners Guide). Це один із самих повних довідників такого роду, де на 500 сторінках перераховуються більше 4000 членів Національної асоціації ораторів в 21 країні за абеткою, з фотографіями, контактною інформацією й професійними описами. Крім того, ведучих можна шукати по темах і по географічних регіонах.
