Юрист Джон Фостер пише:

Термін «страхування послуги організація свят» поєднує цілий ряд понять. До них ставиться страхування загальної комерційної відповідальності, страховими випадками якого є все, що може трапитися на заході, і за що вас, як організатора, можуть притягти до відповідальності. Це можуть бути тілесні ушкодження гостей або ваших співробітників. Страхування широкого спектра майна охоплює збиток спорудження, де проходить захід. Страхування скасування заходу покриває ваші витрати в тому випадку, якщо подання буде скасовано з будь-яких причин. Можливі й інші види страхування; варто обговорити ваші потреби зі страховим агентом. Всі згадані вище види рекомендуються тому, що вони страхують від погроз різного роду.

План дій в екстреній ситуації дозволить вам уникнути паніки, якщо один з факторів ризику перетвориться в реальну проблему. Страховки, про які ви подбаєте, захистять вас від ризиків відповідальності й втрат. Заведіть контрольну карту заходу, включивши її у виробничу книгу. Переглядайте цю карту щорічно, додаючи пункти, актуальність яких виявилася в ході організації кожного заходу протягом року. Завдяки створенню такої карти у вас з'явиться стандартний формат, що передбачає будь-які відомі фактори ризику, і ви захистите себе й свого клієнта від серйозних втрат.

Усі, хто відповідає за організацію заходу або грає в ньому яку-небудь роль, несуть особисту відповідальність. Потенціал ризику заходу може містити в собі всі можливі варіанти - від проблем з погодою до тілесних ушкоджень публіки й збитку для спорудження. Ніж масштабніше захід і чим більше глядачів присутній на ньому, тим вище ризик відповідальності для організатора і його клієнта. Контрольна карта проінформує страхового агента про ті фактори, які повинна передбачати політика заходу.

Перший розділ контрольної карти повинен містити назву, дату й ціль заходу, а також його загальний опис, включаючи імена й характеристики постачальників. Обов'язково

включайте в перелік будь-які незвичайні або унікальні компоненти заходу, такі як піротехнічні ефекти, фонтани, особливі звукові й світлові ефекти й будь-які потенційні фактори ризику.

Місце проведення заходу - другий розділ вашої контрольної карти: крім вказівки адреси, у ньому потрібно описати приміщення, де буде проходити шоу, його сцену й будь-які допоміжні приміщення для персоналу, артистів, учасників і аудиторії.

Крім того, контрольна карта повинна містити розділ, присвячений питанню безпеки й керуванню публікою. Чи досить входів і виходів для глядачів, учасників, гостей або регистрантов? Чи погодили ви проведення заходу з місцевими служителями закону й персоналом швидкої медичної допомоги? Чи досить на місці охорони? Чи складається вона із професіоналів? Які готування ви зробили відносно паркування, під'їзду до місця проведення заходу й виїзду? Чи досить туалетів, чи легко вони доступні? Чи дозволяє розташування сидінь у залі легко пересуватися по приміщенню й залишати його у випадку надзвичайної ситуації? Помнете: всі публічні заходи повинні проводитися відповідно до закону США про інвалідів, для яких повинні бути спеціальні зручності й пристосування.

Розробляючи план керування ризиками, ви виявляєте відомі й потенційні фактори ризику заходу. Потенційні фактори ризику - основа окремих пунктів, які ви вкажете серед додаткових умов страхування як можливі джерела претензій. До них ставляться фактори, недоступні вашому контролю (наприклад, природні явища); фактори, контрольовані іншими (наприклад, дії, зроблені менеджментом і персоналом спорудження); допущені ким завгодно й прості помилки, що приводять до проблем; фактори публіки (такі, як проблеми з її поводженням, падіння глядачів і небезпечні дії). Помнете: кожний учасник заходу являє собою потенційний фактор ризику.

Контрольна карта й план екстрених дій повинні як можна повніше відображати джерела й причини всіляких ризиків. Страховий агент буде знати, які ризики варто охопити страхуванням, а які - повинні підпадати під інші міри страховочной політики вашої компанії. Тягар ризику розділяють один з одним спонсори, артисти й адміністрація спорудження, тому всі ці люди повинні усвідомлювати ступінь свого ризику й мати власну активну страховочную політикові. Керування публікою може стати самим істотним фактором ризику для заходу, і цей процес повинен бути добре задокументований у плані дій.

Для кожного заходу повинна оформлятися страховка цивільної відповідальності, що захищає всіх його учасників. Власники деяких споруджень не дозволяють проведення заходу без такої страховки. Страхування захищає як вас, організатора, так і ваших клієнтів, спонсорів і публіку. Деякі страхові компанії спеціалізуються на страхуванні видовищних заходів. Завжди вибирайте страхові компанії, що зареєстрована й обкладається податком у вашім штаті.

Страхування вимагає багатьох елементів і є невід'ємним компонентом процесу планування й виробництва; дискусію про потреби в страхуванні варто починати на самій ранній стадії планування, щоб страховий агент мав досить часу для підготовки поліса й додаткових умов страхування. Крім пунктів контрольної карти, перерахованих вище, страховий агент захоче довідатися багато інших деталей: наприклад, чи мають страховки ваші постачальники, чи були у вас втрати на попередніх заходах, які транспортні засоби будуть використовуватися, одержати відомості про персонал спорудження, добровольцях і т.д.

У яку суму вам обійдеться страхування, залежить від багатьох факторів, включаючи те, скільки грошей планується виручити із заходу, вартість франшизи, тип блюд, які будуть подаватися, прогнозоване кількість публіки, місце проведення й кількість років, протягом яких ви, як організатор, набиралися досвіду. Хто ще має потребу в страховці? Є чи хтось ще, кого вам потрібно охопити страхуванням? Вашому страховому агентові також знадобиться це знати. Уведіть питання страхування в теми для дискусій з усіма учасниками вашого заходу, включаючи постачальників, представників спорудження й будь-яких артистів або ведучих, яких ви ангажируете. Помнете, що ціна - не завжди вирішальний фактор для оформлення страховки. Якщо у вас гарні відносини зі страховим агентом і ви задоволені охопленням страховок, які він пропонує, варто підтримувати відносини із цією компанією.

Які типи страхування вам потрібні? Почніть зі страхування цивільної відповідальності, включивши положення про несприятливі погодні умови, про скасування заходу, про медичну відповідальність, про тілесні ушкодження й майновий збиток. Страхування повинне охоплювати всіх, хто має відношення до заходу, включаючи ваших співробітників, персонал спорудження, добровольців, артистів, публіку, а також персонал охорони й екстрений медицинской допомоги. Страховка, що охоплює випадки скасування заходу, може розглядати супутні видатки й нереалізований прибуток. Будь-яке використовуване майно повинне бути включене в поліс, будь це майно, яким ви володієте або взяте вами напрокат. Директори й керуючі заходом можуть охоплюватися полісом, що повинен містити в собі всеосяжний список зобов'язань, а також компонент страхування від нещасних випадків. В індустрії організації конференцій і розважальних заходів багато елементів можуть не охоплюватися страховкою, що необхідно зафіксувати в договорі. Поліс страхування від помилок і недоглядів повинен охоплювати максимальний збиток, що приведе до претензій.

Попросите страхового агента підготувати зразок сертифіката страхування, коли приступитеся до планування заходу. Протягом цих процесів постійно підтримуйте спілкування з агентом і постійно постачайте його всіма страховими полісами, дозволами й ліцензіями, що ставляться до заходу. Якщо ви не впевнені в тім, які вимоги

вам необхідно виконувати, попросите агента допомогти вам. Це - сфера його компетенції, тому вважайте агента коштовним ресурсом, яким володіє ваша команда.