Ситуації загрозливі організації свят.

Я не був запрошений, та й взагалі, на дорогах -такі пробки, що мені не хочеться нікуди їхати...

Джордж Сорос про вечірку за участю Елтона Джона під час Всесвітнього економічного форуму.

Завжди існує погроза появи незліченних неприємних ситуацій, здатних ушкодити будь-якому розважальному заходу або конференції, наприклад дорожніх пробок, про які згадувалося в наведеній вище цитаті. Однак при організації свят можна зменшувати ризик появи загрозливих ситуацій, визнаючи їхню ймовірність і становлячи плани екстрених дій. Нижче треба перелік потенційних запланованих і незапланованих погроз, про які вам належить знати.

Незаплановані погрози.

• Погода. Поява цієї загрозливої ситуації перебуває поза вашим контролем, але визначити ймовірність погрози, якщо ваш захід проводиться в сезон ураганів або сніжних буранів, не становить труднощі. Поважайте владу матері-природи. Ваш план урегулювання кризи повинен передбачати дії на випадок розгулу стихії.

• Дорожні пробки. Виникнення цієї ситуації ви також не можете запобігти. Необхідно домогтися, щоб шофер лімузина, що везе знаменитого артиста з аеропорту, або водій автобуса, що доставляє на шоу ваших гостей, знали додаткові маршрути проїзду до місця призначення. Водії повинні мати зв'язок із центральним диспетчером, що стежить за зведеннями дорожніх рухів. Компанія, що забезпечує наземний транспорт, може зробити тут неоціненну допомогу.

• Неполадки в роботі комунальних систем. Що робити, якщо відключається електрика або припиняється подача води? Для музичного шоу потрібне електрика, організаторам кейтеринга потрібна вода. І знову ви не можете запобігти цій погрозі.

Оскільки поява всіх цих ситуацій перебуває поза вашим контролем, вони повинні бути включені в план. Це - основні елементи ризику будь-якого плану розважального заходу. Важливо пам'ятати про ці погрози й планувати особливі міри на випадок з реалізації.

Заплановані погрози.

• Акції протесту. Якщо тільки протестуючі не діють спонтанно, для чого потрібно потужний емоційний компонент, їм необхідне дозвіл на вираження своїх почуттів. Заздалегідь довідавшись про виданому їм дозволі, ви зможете вирішити, як правильно поводитися, і легко складете план на випадок будь-яких можливих безладь. Місцевий департамент поліції повинен знати історію протестуючих угруповань, а також про всі випадки насильства, що відбулися під час колишніх акцій протесту.

• Погрози актів насильства. Кілька років назад автор працював із клієнтом, якого цікавило, чи виступить сери Піл Маккартни на якійсь конференції. Я зателефонував менеджерам сера Статі. Відповідь, що я почув, був мрячним і невизначеним: таким способом менеджери намагався захищати свого клієнта й уберігати його від будь-яких можливих погроз. У сучасному світі, де б ви не проводили свій захід, може виникнути погроза або акт насильства. Історія проведення того або іншого заходу може виявитися значимої для розробки плану врегулювання криз для майбутньої програми.

• Цифрові погрози. Чи захищені ваші електронні дані? У чи безпеці ваш сайт? Що відбудеться у випадку невиконаних зобов'язань по обслуговуванню? Відповідно до Американської асоціації готельного обслуговування (American Hotel and Lodging Association, AH&LA), електронний бізнес урятував багато готельних компаній після подій 11 вересня, надаючи найефективніші й ощадливі канали для швидкої передачі критично значимої інформації ключовим клієнтам і допомагаючи здобувати нову клієнтуру. Чи буде можливо передавати ваше «живе» інтернет-шоу людям, не присутнім фізично на вашім заході? Існують служби безпеки, що спеціалізуються на рішенні такого роду питань.

Тепер коли ви розглянули всі можливі події, варто задатися питанням про те, що з великою ймовірністю може відбутися на вашім заході. У цьому вам допоможе оцінка ризиків. Її проведення означає дослідження всіх аспектів заходу для виявлення небезпечних зон, де інцидент може нанести істотна втрата вашої організації, заходу або публіці, у сукупності із зусиллями по оцінці фізичної безпеки й інших проблем (акції протесту, терористичні акти, невиконання договору про обслуговування, відключення електрики й проблеми цифрової безпеки, наприклад атака сайту хакером, що може одержати доступ до номерів кредитних карток або карт соціального страхування.