Описаний нижче процес показує, як визначати елементи ризику в організації свят і розробляти стратегію керування ними. Він застосовується протягом багатьох років і залишається невід'ємною частиною підходу до організації розважальних заходів.

• Збір даних і попередні дослідження - перші кроки процесу оцінки ризиків. Дані збираються в ході вивчення матеріалів ваших минулих шоу або інших подібних проектів з метою виявити елементи ризику, здатні вплинути на ваше шоу або програму.

• Аналіз ризику - другий крок. Би аналізуєте зібрані дані. Що повинне відбутися на цьому заході? Що може зіпсувати його? Яка ймовірність того, що це відбудеться? Зберіть свою команду: прислів'я «Одна голова - добре, а дві - краще» підходить саме для цієї ситуації. Крім того, це гарний привід провести творчий «мозковий штурм», як описано в главі 6. Розглянете наявні дані, щоб виявити будь-які пробіли в інформації. Підключите до роботи страхового агента. Він зможе виміряти існуючі для вашого заходу ризики.

• Планування ризиків - третій крок процесу. Після аналізу потенційних ризиків ви повинні визначити, що вживати у зв'язку з їхньою наявністю. Цей крок містить у собі планування з урахуванням виявлених погроз, розуміння їхньої потенційної шкоди й імовірності виникнення, розробку процесів для їхнього зниження, а також пошук позитивних можливостей, що коштують за цими погрозами. Для такого планування існує кілька причин, найважливіша з яких - усунення потреби в імпровізованих мірах при рішенні будь-яких виникаючих під час заходу проблем.

Таким чином, якщо проблема все-таки виникне, у вас буде рішення для її подолання із уже розподіленими обов'язками, спеціально передбаченим бюджетом і відпрацьованим планом дій. Це може ліквідувати або, принаймні, знизити ймовірність небезпечної ситуації і її наслідків. Визначите пункти включення «пускового механізму», що означають, що, коли трапляється X, команда виконує Y. Контролювати ризик можливо в тому випадку, якщо було проведено його планування; тут застосовується схема, називана «Циклом Шеварта». Відповідно до цієї схеми, контроль ризику являє собою пятишаговий процес: «Плануй», «Роби», «Перевіряй», «Дій» і, звичайно, «Повтори, якщо необхідно». Документуйте всі аспекти процесу організації, включаючи відомості про те, хто приходить на призначені зустрічі, хто відсутній, і будь-які інциденти, що трапляються в ході організації або виробництва.

«Цикл Шеварта»

- Робіть/контролюйте. Ви відповідальна особа, і повинні бути здатні контролювати ситуацію. Це жадає від вас самих активних мір і знань про усім, що відбувається. Визнайте свою відповідальність і робіть все необхідне, щоб тримати під контролем всі процеси .

- Спостерігайте/ведіть моніторинг. Спостерігайте за людьми, обставинами й процесами, що оточують вас, щоб більше довідатися про їх. Ви можете контролювати лише те, що вам відомо й зміст чого вам ясний.

- Приймайте рішення /коректуйте. Виправляйте будь-які помилки, непорозуміння й недогляди, як тільки вони будуть виявлені. Приймайте рішення, ґрунтуючись на результатах досліджень і аналізу.

- Повторюйте, якщо необхідно. Область керування ризиками не завжди являє собою незмінно рівний ландшафт; особливо тому, що заходи звичайно плануються, принаймні, за шість місяців до їхнього проведення. За цей період багато чого може змінитися; повторюйте процес планування, щоб бути готовим до будь-яких змін.

Оцінка - фінальний крок, хоча деякі організатори й упускають його з виду. Однак цей крок забезпечує вас безцінною інформацією, що стосується заходу й усього, пов'язаного з ним, що повинне допомогти вам при організації наступного шоу.