Проаналізувавши разом з командою потенціали всіх погроз для заходу, ви повинні розставити пріоритети.

Визначите, погроза яким елементам є припустимої, а яким - зовсім неприйнятної. Музика, розважальна програма й виробництво - от основні елементи. Як погроза кожному з них або всім їм разом вплине на захід?

Займаючись мистецтвом і наукою організації розважальних заходів, ми не маємо сил повністю забрати елемент ризику, але здатні розумно управляти ризиками, на які ми йдемо. Це означає розвиток проникливості для кращого розуміння ситуації й у результаті забезпечення більшої безпеки наших заходів як на відкритому повітрі, так і в приміщеннях. Потенціал ризику може бути мінімізований завдяки професійним знанням, досвіду й здоровому глузду. Ці слова необхідно адресувати всій вашій команді.

Команду для врегулювання кризи повинні становити люди, які здатні міркувати об'єктивно, легко навчаються, професійно будують плани й уміло їх реалізують. Їм буде потрібно керівник для швидких і рішучих действи й. Під час кризи багато рішень приймаються за частки секунди. Баша кризова команда, а також всі інші співробітники, що працюють над підготовкою проекту, повинні знати, хто відповідальний за ці рішення. Хронологічні плани, які ви склали на фазі виробництва (див. главу 7), показують, що в них їсти повноваження діяти в рамках їхньої сфери відповідальності. Разом з повноваженнями для дій з'являється потреба в бюджеті, щоб гарантувати виконання цих дій. Під час процесу планування в бюджет повинні бути внесені спеціальні фонди. Крім того, кризову команду або одного з її членів необхідно наділяти правом виступати від імені організації, артистів і всіх інших учасників, що мають відношення до заходу й команди.

Як правило, кризова команда містить у собі віце-президента корпорації або асоціації, організатора заходу, директори по зв'язках із громадськістю, відповідального

за безпеку, що управляє спорудженням, де проходить захід, начальника служби безпеки, генерального менеджерів спорудження й місцевих офіційних осіб, відповідальних за суспільну безпеку.

Як виконувати план урегулювання кризи, як привести його в дію? От ряд положень, про які потрібно подумати заздалегідь.

• Може знадобитися додаткова служба безпеки й/або допомога поліції (персонал, собаки або метало-шукачі).

• Пожежні виходи повинні бути чітко позначені на плані приміщення. Всі члени спеціальної команди повинні знати систему входів і виходів даного спорудження.

• Складіть план евакуації. Усе будуть евакуюватися загальним порядком або ви хотіли б швидко вивести вашого знаменитого артиста через задні двері до його машини, що очікує?

• Чи знадобляться вам поліцейські ескорти для автобусів? Якщо ви ніколи про це не замислювалися, згадаєте, що відбувається на багатьох футбольних матчах у Європі.

Ще один елемент, що повинен входити в план екстрених дій, - порядок контактів із громадськістю й ЗМІ. Що буде, якщо дійсно трапиться пожежа, стрілянина або акція протесту? Хтось обов'язково повинен подбати про тім увазі, що спрямують на вас засобу масової інформації. Якщо ця «проблема» хвилює запрошеного вами знаменитого артиста, варто проінформувати його менеджмент. Без сумніву, у цих менеджерів виявляться свої плани дій у відношенні ЗМІ. Представник вашої організації повинен знати, що говорити, кому говорити і як відволікти увагу від проблеми. Кращий спосіб відволікти увага в таких випадках - створення героя. Якщо трапилася пожежа, що знищила весь будинок, просто розповідайте про одну людину з вашого персоналу, що вивів публіку в безпечне місце. Необхідно створити баланс. Якщо репортери звертаються до вас, вони, швидше за все, шукають поганих новин. Обмежившись обговоренням героя, ви створите потрібну рівновагу.

От рекомендації зі складання плану екстрених дій.

• Працюючи над планом, ви повинні обговорити з потрібними людьми зону проведення акції протесту, якщо така погроза існує. Якщо ви не виявите активність щодо цього, місцеві влади самі виділять зону, що може виявитися занадто близько до місця проведення заходу, і це буде заважати плану евакуації або інших дій.

• Варто мати план системи зв'язку й виділити спеціальні радіоканали для тих, хто займається музикою, виробництвом або врегулюванням кризи. Що відбудеться, якщо згасне світло? Який ваш план? Чи є в будинку запасні генератори, або вам необхідно їх привезти?

• У план дій повинні бути включені ще два пункти, і обоє вони мають відношення до здоров'я. По-перше, мова йде про «здоров'я» резервної системи інформаційних даних, включаючи друковану копію списку контактних осіб. По-друге, ми говоримо про здоров'я вашої публіки, і для рішення пов'язаних із цим проблем обов'язкова присутність на заході служби екстреної медичної допомоги. Крім того, її присутність може знизити ваші страхові виплати.

Захищайте себе, маючи під рукою план урегулювання кризових ситуацій, щоб мати можливість якщо буде потреба оперативно вирішувати будь-які серйозні проблеми. Обов'язково подбайте про страхування заходу, щоб зменшити ризик фінансових втрат. Це, у свою чергу, передає турботу про ризик страховикові. Розглянете пропозиції декількох страхових компаній, оскільки розміри внесків можуть різнитися, особливо якщо мова йде про страхування розважальних заходів. Існує безліч видів страхування, застосовуваних до заходів самих різних типів.