Коли організатор і постачальник домовляються про умови співробітництва, вони беруть контракт. Існує безліч різних типів організації, з якими ви будете укладати контракти, що грають роль у виробництві заходу. Перелічимо різні типи контрактів і агентств:

• контракти з артистами, доповнення до контрактів, або рай-дери, і їхні варіанти;

• страхові свідоцтва й індосаменти;

• правила наймання й резервування споруджень;

• готелю, ведучі, постачальники аудіовізуального встаткування;

• постачальники провізії, орендодавці, організації музичного ліцензування;

• енергетичні компанії, піротехніки, служби охорони, служби по вивозі сміття;

• швидка медична допомога, муніципальні служби, фірми із продажу квитків;

• специфікації заходу або виробництва, замовлення-убрання;

• меморандуми про згоду, листа про намір, що підтверджують листи;

• угоди в електронному форматі.

У світі бізнесу до всіх учасників прийнято застосовувати презумпцію невинності, і варто думати, начебто всі діють із добрих намірів. Однак при переговорах про поставки продуктів або послуг ці наміри можуть бути нечітко вираженими або не мати законної чинності доти, поки не будуть відображені в письмовому виді. Письмовий контракт - найкращий і надійний юридичний механізм, що зобов'язує сторони виконувати обіцяні дії. Цей механізм збільшує ймовірність бажаного результату, оскільки дві сторони приймають на себе взаємні зобов'язання, про які вони домовилися, зафіксувавши їх у документі, що має юридичну чинність у суді.

Для висновку контракту в сфері розважальних заходів необхідні чотири статті, завдяки яким він стає юридично зобов'язуючим документом.

1. Ідентифікація сторін, що укладають договір (для підписання контракту учасник повинен бути не моложе 18 років).

2. Обов'язку сторін, обумовлені контрактом (хто, що, де, коли, як).

3. Винагорода у вигляді виплати грошима, товарами або послугами.

4. Схвалення контракту сторонами шляхом його підписання.

Хоча необхідні лише чотири статті, кожний може додавати в контракт додаткові позиції, наприклад, такі:

• процес анулювання, заздалегідь погоджені збитки, застереження про штрафи;

• застереження про неплатіж/відмові;

• застереження об форс-мажорі;

• положення про звільнення від відповідальності;

• якщо застосовно, відмова від вимоги компенсації;

• положення про третейський дозвіл;

• положення про гонорар повірником за юридичні послуги.

Варто укладати контракти з усіма, хто вносить свій внесок у створення заходу; крім того, необхідно грамотно їх становити. Копії контрактів повинні зберігатися у виробничій книзі, а оригінали - у надійному місці. Помнете: якщо виникнуть розбіжності або суперечка, наявність у вас копії разом з доповненнями й змінами не тільки заощадить вам час і гроші, але й може в остаточному підсумку врятувати сам захід.

• Зберігаєте кожний контракт в окремому файлі, щоб його можна було легко знайти. Ви можете постачити свою виробничу книгу відповідними перехресними посиланнями.

• Всі вдосконалення або виправлення повинні оформлятися в письмовому виді. Як би добромисно не минулого настроєні ваші партнери, одержуйте всі обіцянки від них у письмовому виді й зберігаєте копії в папці для контрактів і у виробничій книзі.

• Установлюйте крайні строки для подання всієї юридичної документації. Несвоєчасне її подання може породжувати серйозні проблеми, являючи собою ще один елемент ризику. Ви здатні мінімізувати його, контролюючи цю частину процесу організації свого заходу. Крім того, помнете про всі крайні строки подання юридичних документів, за які відповідальні ви самі.

• Активно займайтеся процесом складання юридичних документів, уточнюйте строки їхнього подання й намагайтеся виправити положення при будь-яких затримках: телефонуєте, посилайте листа по електронній пошті й факсу, а також робіть все необхідне, щоб робота з документами була виконана.

Уміла робота з контрактами показує клієнтові, що захід перебуває під вашим контролем. Не робіть ніяких потурань учасникам процесу: правила повинні застосовуватися до всім і завжди. Активно управляючи цим процесом, ви виключите всі елементи ризику для вашого заходу.

Оцінка ризиків - це процес їхнього виявлення. Як тільки ризики виявлені, варто визначити, що відбудеться у випадку кризи й хто відповідальний за виправлення положення. Наступний крок - мінімізація наслідків кризи.