Ключ до розробки гарних сценаріїв для виробничих планів укладається в тім, щоб приділяти увагу тільки такій кількості деталей і дріб'язків, що відповідає потребам заходу. Люди не будуть знати, чого від них хочуть, якщо їм не сказати, що робити й коли саме. Це не виходить, що повинен бути письмово зафіксований кожний їхній крок, абсолютно все, що вони повинні робити й де повинні перебувати в кожний момент. Якщо люди довідаються головне, їхнього досвіду й кваліфікації повинне вистачити на те, щоб самостійно розібратися із дріб'язками.
Складання робочих пам'яток
Робоча пам'ятка - це детальне доповнення до загального плану виробництва, і її не можна розглядати окремо від нього. Кількість деталей, позначуваних у робочих пам'ятках, визначається потребами заходу. Як правило, технічний персонал становить власні пам'ятки, оскільки кожний член команди має потребу в різній інформації. Хоча конференції часто виглядають, як театральні подання, вони скоріше схожі на рок-концерт, а не на драму, поставлену по ретельно написаному сценарії. Я не хочу сказати, що конференції й рок-концерти не планують. Ще як планують!.. Не секрет, що рок-концер-
ти звичайно дуже добре організовані. Однак планування конференцій - інша справа: тут застосовується інша технологія, переслідуються інші мети й очікуються інші результати.
Спроба застосувати при плануванні конференцій те, що було засвоєно на театральних курсах, таїть у собі небезпека. Основна концепція театру, що укладається в тім, що ми вдивляємося в происходящее на сцені, умовно допускаючи, начебто на nevi відбуваються епізоди з реального життя, не має ніякого відношення до досвіду участі в конференції. Можливо, самим красномовним прикладом отут може служити звуковий компонент. Актори драматичного театру не расхаживают по сцені з мікрофонами в руках, на відміну від співаків і провідних презентацій. Якщо тільки в театрі не розігрується церковна сцена, у драматичних спектаклях майже ніколи не побачиш подіуму. А чи бачили ви коли-небудь конференцію без подіуму?
Можна подумати, начебто концерти й такі особливі заходи, як шоу в перервах між футбольними матчами й церемонії відкриття олімпіад, - це заходу одного порядку. Однак ці заходи, поставлені по чіткому сценарії, по своїй суті театральні. Конференції - це не театр. Чітко контрольований мир театру зовсім не схожий на мир індустрії конференцій і корпоративних заходів.
Практично кожний працюючий над заходом є незалежним тимчасовим співробітником або підлеглим контрагента, що приєднався до команди для здійснення конкретного проекту; після його закінчення всі ці люди розійдуться до наступного заходу, і деякі з них знову будуть працювати разом. Для організації й проведення заходу це означає, що, хоча всім людям дається однакова інформація, вони будуть використовувати її по-різному, у відповідності зі своїми потребами, які визначаються тим, що їм необхідно вживати для виконання своїх індивідуальних завдань у шоу.
Навіть у процесі проведення заходу їхні потреби можуть варіюватися. Наприклад, постановник міг би дати вказівки, що стосуються головного виступаючого: «Слайди проектують логотип конференції, світло розливається по сцені, що стежить прожектор висвечивает його, коли він входить, з динаміків - фанфари, потім вони загасають, включається його мікрофон, що стежить прожектор світить на нього до кінця мови; тривалість - 40 хвилин».
Зрозуміло, кожний, кого стосується така вказівка, заздалегідь знає, що робити, оскільки пункт про вищезгадану мову втримувався, хоча й без подробиць, у плані виробництва. Все обстоит інакше, коли мову, що вимовляє віце-президент великої корпорації, супроводжує показ 400 слайдів, десяти відстовбурчити й танцюючий логотип. У цьому випадку потрібен детальний сценарій і багато репетицій. Хоча постановник роздасть вказівки, члени команди будуть працювати за допомогою індивідуальних пам'яток, які складуть а/^я себе. Під час проведення заходу робота постановника укладається скоріше у визначенні того, коли що-небудь робити, а не що саме робити.
Тепер поговоримо про такий винятково важливої аая масштабних захододів речі, як репетиція. Без репетицій навряд чи можна домогтися того, щоб усе йшло гладко. Авторові доводилося бачити наслідку таких ситуацій, коли відповідальні особи виявлялися «занадто зайнятими», щоб репетирувати. Мало хто здатний провести складну презентацію без репетиції... Хоча це й не помітно публіці, сигнал до кожної операції повинен звучати чітко й зрозуміло. Одним з улюблених способів подачі такого сигналу служить наступна фраза ведучого: «...а тепер ви можете самі побачити, у чому укладається нова кампанія. Включите запис, будь ласка!» Репетиції корисні кожному члену команди, у тому числі технікам і виробничому персоналу. Під час репетицій вони можуть приводити в належний вид своє встаткування, коректувати свої пам'ятки й вигострювати виконання своєї ролі в заході. Чітка, минула без перешкод репетиція додасть всій команді впевненість у тім, що й у день заходу все пройде гладко. Ще один розділ виробничої книги присвячений комунікації - тому, яким образом варто контактувати з усіма членами команди.
