План організації свята або заходу повинен складатися задовго до заходу й містити в собі все, що впливає на його вид і атмосферу, крім відомостей про їжу й тексти усних виступів. Для кожного заходу в тій або іншій формі повинен складатися план виробництва.

Навіть запис «Підвіз техніки в 12:00, шоу в 20:00, вивіз техніки в 23:30» - це план виробництва. Ясно, що чим масштабніше захід, тим складніше план.

Підготовка вимагає часу. Візьміть дату, до якої повинна бути виконана те або інше завдання, і відніміть із її кількість днів, необхідна для її виконання, визначаючи в такий спосіб час, коли треба до ієн приступати. Потім візьміть до уваги різні завдання, що заважають виконанню інших робіт, і скорегуйте свій план. Ознайомте з ним всі сторони, що беруть участь, і скорегуйте його ще раз. Повторюйте цей процес доти, поки не досягнете консенсусу. Усі, хто має відношення до заходу, повинні почувати, що мають у своєму розпорядженні достатній час для виконання своїх завдань у відповідності зі своєю кваліфікацією й досвідом.

Хто повинен мати на руках цей план? Кожний, чия роль або чиє ім'я зазначені в ньому. Кожний, чия робота залежить від нього. Кожний, хто не хоче заважати іншим, коли будуть провадитися роботи. Як і коли люди повинні одержувати план? Вони завчасно одержують чергові його варіанти в електронному виді щораз, коли в нього вносяться зміни; крім того, на папері, перед самим початком заходу. Можна лише сподіватися, що цей варіант плану виявиться остаточним.

Нижче треба зразок контрольного списку огляду об'єкта. Не все з перерахованих елементів можуть мати відношення до ваших заходів, але їх варто брати до уваги при складанні контрольного списку для плану виробництва.

• Назва об'єкта, адреса, факс, e-mail, веб-сайт, джерело найбільш повної інформації в мережі, краща карта в мережі.

• Схема проїзду автотранспорту до об'єкта.

• Менеджер об'єкта, телефон, факс, e-mail.

• Контактна особа адміністрації, телефон, факс, e-mail.

• Контактна особа торговельної фірми, телефон, факс, e-mail, надавані послуги.

• Контактна особа технічної бригади, телефон, факс, e-mail. (Яким досвідом володіють дані контактні особи? У яких технічних областях вони компетентні?)

9 Контактна особа офісу аудіовізуальної бригади, телефон, факс, e-mail. ( чиВолодіє дана особа повноваженнями доручати своєму персоналу роботи над специфічними проектами?)

• Офіс вантажоодержувача, телефон, факс, e-mail. (Moyfteme чи ви підігнати свою вантажівку прямо до будинку? Які годинники роботи навантажувальної платформи?)

• Офіс електрика, телефон, факс, e-mail. (Електрик - співробітник, об'єкта або запрошений з боку?)

• Начальник пожежної охорони, телефон, факс, e-mail.

• Контактна особа телефонної компанії, телефон, факс, e-mail. Її місцеві відділення.

• Найближче відділення профспілки технічного й обслуговуючого персоналу кіно- і телестудій IATSE, телефон, факс. (Які встановлені профспілкою норми оплати праці вдень, увечері, у вихідні? Який мінімальний строк, подачі пропозиції про співробітництво? Яке мінімальна кількість людей, задіяних у роботі над вашим заходом ? Чи дозволено вам використовувати власну техніку?)

1 Найближче відділення профспілки грузоперевозчиков Teamsters, телефон, факс. { чиБідуєте ви в Teamsters для транспортування своєї техніки? У які годинники працює, вантажний ліфт, хто відповідальний за його роботу, чи справний він?)

1 Найближчий торговий центр із різноманітними асортиментами, адреса, телефон, схема проїзду.

Найближчий господарський магазин, адреса, телефон, схема проїзду.

Найближчий магазин електроніки, адреса, телефон, схема проїзду.

Найближчий автоліз із дизельним паливом, адреса, телефон, схема проїзду.

Найближчий ресторан швидкого обслуговування, адреса, телефон, схема проїзду.

Найближчий цілодобовий ресторан, адреса, телефон, схема проїзду.

Найближчий солідний ресторан, адреса, телефон, схема проїзду.

Найближчий готель із помірними цінами, категорія, адреса, телефон, схема проїзду.

Навантажувальна площадка, кількість навантажувальних платформ, висота платформ, зрівнювачів, доступ. Назва приміщення, довжина, ширина, висота стель, припустима навантаження на стелю, навісні пристосування, система висвітлення, акустика, електропроводка, припустима навантаження на стать, доступ усередину вантажів різних габаритів, обмеження, пов'язані із протипожежною безпекою.

Місцезнаходження електричного рубильника. Наскільки гарна акустична система в приміщенні? Чи є вона там взагалі?

Чи можете ви контролювати висвітлення або зобов'язані доручити це фахівцеві? Чи можете ви скористатися

акустичними системами, наявними на об'єкті, для запису ваших сесій?

• Чи є обмеження по навантаженню на стать?

• Чи можете ви монтувати в приміщенні спеціальне устаткування? (Це припускає навішення такої техніки, як освітлювальні прилади.)

• Чи не заважають люстри або світильники? З якого матеріалу зроблена стеля?

• Чи точні розміри, зазначені в плані приміщення? (Як правило, вони зазначені точно, але не завжди з ідеальною точністю.}

• Чи відповідає місткість приміщення цифрам, зазначеним у рекламній брошурі? (Зазначена місткість часто буває завищеної.)

• Наскільки в реальності високий ступінь безпеки приміщення? (Як. правило, менше зазначеної.)

• Хто ще, крім вас, буде користуватися навантажувальними платформами?

• Чи є гримувальна кімната для «цвяха програми»? Як вона оснащена?

• Які розміри подступней для подіуму? Наскільки швидко їх можна встановити й забрати? Чи драпіровані вони? Чи передбачена плата за їхнє використання?

• Чи передбачена плата за використання подіуму? Б якому він стані? Чи можете ви помістити на ньому свій логотип?

Якщо на вашій конференції або розважальному заході виступає знаменитий артист, з'ясуєте наступне.

• Наскільки надійне приміщення в плані доступу в нього сторонніх осіб?

• Чи можете ви розраховувати на те, що ваш персонал не повідомить публіку або делегатів про місце нічлігу знаменитості?

• Чи є гримувальні кімнати для артистів? (У якому вони стані? Чи є там дзеркала, крани з раковинами й душові? Має бути чи артистам делить одну гримувальну з «цвяхом програми ? Який маршрут проходу із гримувальних на сцену? Наскільки близько до входу в зал моесно підігнати лімузин?)

Якщо ваш захід проводиться у віддаленому районі або в іншій країні, можливо, вам захочеться задати додаткові питання.

• Чи можете ви доставити встаткування до місця проведення заходу щодо моря?

• Скільки часу потрібно на перевезення встаткування туди й назад?

• Який графік руху судна?

• Яким податком обкладається морське перевезення встаткування для проведення колективного заходу?

• Яка документація потрібно для проходження митниці на кінцевих крапках маршруту?

• Чи є на місці проведення заходу робітники? Наскільки вони надійні?

• Чи дозволено в цьому місці рух вантажівок? Чи можна проїхати на вантажівках з порту до місця проведення заходу щодо місцевих доріг?

• Яка напруга в електромережі? Чи відповідає воно стандартам вашої країни? Чи досить воно для' ваших технічних потреб?

• Чи розташовує готель власними ножничними й вильчатими підйомниками? Чи працюють вони?

• Чи є там навантажувальна платформа? Чи дозволений доступ до неї? Чи перебуває вона на рівні землі?

Нижче продемонстрований реальний контрольний список, що використовувався при підготовці концерту Хью Льюиса із групою The News. Подібні списки можуть служити відмінними орієнтирами для організації заходів різного роду, однак їх варто адаптувати до ваших специфічних потреб.