Індустрія розваг - етобистроразвивающийся, захвативающе цікавий бізнес, що часом вимагає об'єднання майстерності, досвіду й зусиль сотень людей, для того щоб вийшло щось воістину чудове. Успіх заходу залежить від складання всеосяжного стратегічного плану і його виконання. Для координації зусиль великої кількості людей, що часто перебувають у різних географічних крапках, потрібне увага до кожного дріб'язку. Це - не сама цікава частина роботи, але, безумовно, сама необхідна. З погляду виробництва неадекватна організація процесу ставить під питання успіх заходу. З юридичної точки зору у вас можуть виникнути проблеми з комітетами з ліцензуванню, вас можуть притягти до відповідальності й навіть піддати судовому переслідуванню, якщо ви не проведете захід так, як обіцяли. Із професійної точки зору організатори й постачальники, що не проводять заходи так, як обіцяли, в остаточному підсумку перестають одержувати нові пропозиції про співробітництво.

Ми, фахівці в області організації особливих заходів, романтичние люди. Ми «робимо це» тому, що «знаємо користь у цьому» і любимо свою роботу. Коли захід проходить «на ура», ми жагуче бажаємо, щоб наступного разу все вийшло ще краще й грандіозніше, і саме завдяки цьому почуттю процвітаємо. Спочатку це відчуття дуже незвично. Іноді воно зникає, і. організація заходів стає просто роботою. Однак якщо ставитися до нашого бізнесу, як до «простої роботи», в організатора може виробитися якесь самовдоволення. Б цьому випадку творчість висохне разом з романтикою. Замість того щоб з нетерпінням і радісним порушенням чекати настання складних, часом божевільних тижнів напередодні заходу, ви починаєте замислюватися про те, як би не зійти в ці дні з розуму.

Виробнича книга

Існують кошти, що допомагають навіть самим жагучим організаторам не втрачати голову в божевільні дні напередодні заходів. Ці кошти називаються «докладний план», або «виробнича книга», або «довідник по керуванню». У цій книзі у формі папки з кільцями втримується вся інформація про захід і властиві йому деталі в рамках певних розділів. Варто мати три копії папки: дві використовуються в справі, перебуваючи у двох різних людей, а одна, запасна, повинна залишатися в офісі організатора. Така стратегія має дві мети: страхування й захист інформації. Докладний план має величезне значення для організації заходу, оскільки являє собою стратегічний план, що містить всю інформацію, що для цього заходу потрібна. Якщо цей план буде існувати в єдиному екземплярі, яке буде організаторові, якщо він його втратить або якщо його украдуть? Наявність трьох (або декількох) копій плану стане страховкою для вас, вашої команди й вашого успіху. Якщо трапиться так, що дві копії будуть загублені, в офісі залишиться ще одна, і захід (разом з вашою головою) буде врятовано.

Книга повинна включати всі відомості й документи, що вимагаються для успішної роботи на місці проведення заходи, навіть якщо ви не можете перебувати там особисто. У неї повинні бути зібрані всі ключові дані й документи, що ставляться до організації й проведення заходів, а також вся документація, необхідна для дотримання державних норм і встановлень.

Покажчик виробничої книги складається зі списку координат всіх постачальників і ключових зацікавлених сторін. У цьому списку повинні бути імена й телефони зацікавлених осіб (а також номера готельних кімнат, якщо такі люди проживають у готелі), їхні поштові адреси й адреси електронної пошти. Не забудьте включити до списку інформацію для контактів з вами й постачити копіями покажчика ваших ключових співробітників. Додасте до покажчика схему структури організації й інструкції. Обов'язково постачите списки ваших постачальників перехресними посиланнями.

Верификационная документація. Усе - від первісної пропозиції про співробітництво до остаточного контракту, кореспонденція, угоди з постачальниками й замовлення на поставку, плани приміщень, підтвердження, рахунку-фактури, ліцензії й страхові сертифікати - повинне бути у вас під рукою на випадок виникнення питань або спірних ситуацій. Якщо можливо, вкладете у виробничу книгу копії всіх дозволів і документів про відмову, а оригінали зберігаєте в надійному місці в офісі. Крім того, включите в неї тексти правил і інструкцій, які можна представити при виникненні питання про те, що дозволено, а що ні, або про те, що повинне або не повинне бути зроблене.

Із книги Д-Усулии Ратерфорд Силверс

«Координація заходів) (Professional Event

Coordination); опубліковано з дозволу

Д-yftyjtuu Ратерфорд Силверс, CSEP

Існує стільки ж способів ведення виробничої книги, або посібника з керування, скільки людей, яким вона потрібна. Найпоширеніший метод укладається у використанні традиційної папки з кільцями; втім, у міру того як з'являється усе більше технічних устроїв, ми випробовуємо все більшу спокусу замінити «старих друзів» офісу на нові електронні альтернативи - такі, як ноутбуки

і кишенькові комп'ютери. Однак я вважаю, що, хоча у вашім персональному ноутбуці або кишеньковому комп'ютері й повинне зберігатися якнайбільше інформації, все потрібне для заходу варто мати й у друкованому виді в папках. Не забувайте про необхідність зберігання всіх електронних файлів з інформацією на дискетах або на мережному сервері. Крім того, краще буде роздати дискети кожній людині, що має на руках папку.

Збір матеріалів для папки починається з того моменту, коли ви одержуєте звістку про те, що в майбутньому вам, можливо, має бути організація заходу. Залежно від його масштабу й вашої ролі може бути досить плоскої папки для невеликої кількості паперів, але якщо ви - організатор, те цього навряд чи вистачить. Не виключено, що прийде завести кілька папок з кільцями, щоб тримати в них всю інформацію, що буде потрібно для роботи над заходом і буде накопичуватися в процесі роботи. Труднощі отут представляють те, що певні дані згодом змінюються, і їх необхідно дублювати в ноутбуці, щоб вчасно друкувати й поширювати. Ноутбук - невід'ємний компонент керування бізнесом сучасних розважальних заходів. Разом з папкою з кільцями й, можливо, вашим кишеньковим комп'ютером, вони доповнюють один одного й допомагають відслідковувати зміни у своєму втримуванні. (Інформація ноутбука согласовивается з інформацією кишенькового комп'ютера за допомогою процесу синхронізації.)

Яка функція кишенькового комп'ютера, або PDA (personal data assistant)? PDA відіграє величезну роль у процесі стратегічного планування. Як зазначено вище, PDA повинен містити в собі копію інформації, що втримується в ноутбуці. Desktop-to-go і Documents-to-go - це два пакети офісних програм для PDA, призначених для синхронізації із програмами MS Word, MS Excel, MS PowerPoint і файлами MS Outlook. Детальні розклади з необхідними позначками повинні втримуватися в PDA, і ви будете користуватися ним, щоб заносити відомості. Це знадобиться вам при розрахунках, коли ви будете, наприклад, вертатися автобусом у готель.

Що, крім усіляких копій, попадає в папку? За словами Боба Чорни, є ряд специфічних категорій відомостей, які повинні там перебувати.

• Формуляри огляду місця проведення заходу, які ви заповнили під час його першого відвідування.

• Копії цифрових фотографій усього побаченого вами під час огляду об'єкта.

• Копії контрактів і пропозицій.

• Перелік інформації для контактів.

• Розкладу.

• Меню.

• Географічні карти.

• Поетажние плани.

• Зображення сценічної площадки й декорацій.

• Фотографія вашої дружини (чоловіка) і/або дітей (для підняття настрою).

У папці можуть бути наступні розділи.

• Поїздки: інформація, що стосується засобів пересування.

• Клієнти: контракт, додаткові документи й переписка із клієнтом.

• Артисти: контракт, додаткові документи й переписка із групою або артистами.

• Плани виробництва.

• Звук/Світло/Інструменти: технічні райдери й т.д.; для особливо складних заходів цю секцію можна розбити на окремі розділи.

Тримаєте в папці чистий лінійований папір для записок, а також аркуші для додаткових приміток. Носите із собою пластикові файли а/^ паперів, щоб можна було роздавати аркуші з інформацією в останню хвилину. Для захисту вашого інформаційного надбання на першій сторінці тільки що заведеної книги виробництва повинна бути поміщена напис:

Б випадку знахідки прошу повернути:

(назва компанії)

або зателефонувати:

(телефонний номер компанії)

Організація поїздок. Чи знаєте ви, де перебувають ваші квитки на літак або поїзд? Чи відомі вам маршрути пересування всіх ваших людей, їхні туристичні агенти, номери їхніх документів в інформаційній системі й, звичайно, телефонні номери? Зробіть фотокопії всієї цієї інформації, проробіть у них по трьох отвору й прикріпите до розділу «Поїздки» у вашій папці. Не забудьте приготувати майстер-аркуш із інформацією про усіх: ім'я, назва авіакомпанії, номер рейсу, час вильоту й посадки. Майте телефонні номери для екстрених випадків: домашнього й стільникового телефонів вашого керівника, його пейджера й телефону транспортного агентства. Додайте інформацію про готель - її назва, адреса, номер телефону й спосіб проїзду до її від вокзалу або аеропорту. И. нарешті, додасте до всьому цьому номер телефону компанії по прокаті лімузинів на випадок проблем із транспортом.

Тимчасове усилье. Організація більшості заходів починається за місяці до їхнього проведення, тому влагодити питання розміщення в готелі артистів і іншого персоналу, що участвуют у підготовці заходу, можна не за день і навіть не за тиждень до строку, а набагато раніше. Крім забезпечення готельними номерами всіх нужденних, обов'язково розглянете наступні питання.

• Скільки номерів вам знадобиться?

• Скільки спальних місць у кожному номері?

• Хто буде розміщений у цих номерах?

• Хто оплачує проживання?

• Хто оплатить випадкові витрати?

• Які дати прибуття й від'їзду?

• Скільки номерів буде потрібно для курящих і для некурящих?