Щоб прорахувати нинішні ризики, ми вивчили дані по тижневих оборотах коштів за попередні десять років. Із щорічної доповіді компанії Coca-Cola. В епоху Інтернету для будь-якого бізнесу або організації інформація рівносильна грошам. Здатність реалізувати потенціал інформаційних активів - перетворити дані в інтелектуальне надбання - має усизненную ващность для еволюції й успіху вашого бізнесу.
Із щорічної доповіді компанії MicroStrategy (2000) Ми не створюємо, а лише обновляємо все, що робимо. Відповідно до першого закону фізики, матерія не створюється й не руйнується; змінюється тільки її форма. Це означає, що ніщо не нове під сонцем, і все, що ми робимо сьогодні, - лише повторення вже зробленого в минулому. Яке відношення має ця думка до шоу-бізнесу? Як показують наведені вище висловлення керівників компаній Coca-Cola і MicroStrategy, знайомство з деталями минулих подій означає для вас знання, які можна використовувати при організації розважальних заходів у майбутньому, Виробнича книга, що ви ведете, працюючи над низкою заходів, буде містити детальну інформацію про зали й спорудження, про допоміжний персонал, про контрагентів, з якими ви співробітничаєте, про проблеми, що стосуються людей, техніки або місцевих умов, і безліч інших відомостей. Все це укладе коштовний довідник, до якого ви зможете звертатися на всіх стадіях виробництва, у тому числі й на самих ранніх, під час попередньої оцінки витрат, у процесі організації й проведення самого заходу.
Чи користуються такого роду даними професіонали? «Безумовно», - говорить Стив Рсветриа, директор по продажах і маркетингу компанії Giants Enterprises, що базується в Сан-Франциско (Каліфорнія). Реветриа - ветеран індустрії розваг із дванадцятирічним стажем; він продюсировал усе, що тільки можна: від невеликих корпоративних заходів до свят на честь переможців першості США по бейсболі й концерту The Rolling Stones. Він відповідальний за ряд заходів, що проводилися на стадіоні Giants, але використовує й інші спорудження, що перебувають у районі затоки Сан-Франциско. Він детально документує всі свої заходи, у тому числі поміщає у виробничу книгу копії контрактів, резюме телефонних переговорів, відомості про різні роботи й постачальників, що мали відношення до заходу, а також інформацію про те, що воліють і чого не люблять зірки та інші поважні особи шоу-бізнесу. Після проведення чергового заходу нові відомості використовуються в стандартній методиці робочого процесу, за допомогою якої здійснюється виробництво наступних акцій. Стандартна методика робочого процесу - це створення документа, що реєструє розвиток організації й проведення заходів і поповнюваного історичними відомостями про минулі заходи. Стивен Реветриа використовує цей документ як орієнтир для оцінки можливості здійснення й потенціалу майбутніх заходів.
Джеред Стать, директор по розважальних заходах компанії Washington Sports, що діє в столиці США, проробив у шоу-бізнесі шість років, почавши з організації музичних концертів під час навчання в коледжі. Він відзначає, що історичні відомості дозволяють йому оцінювати вигідність і можливість здійснення запропонованих йому заходів. Ці відомості допомагають йому вгадувати те, у якому ступені намічений захід буде відповідати очікуванням клієнта й чи добре його характер відповідає використовуваним спорудженням, наприклад таким спортивним аренам, як MCI Center у Вашингтоні й Patriot Center Університету ім'я Джорджа
Мейсона. Один лише MCI Center резервують для масових заходів близько 250 разів у рік, і координація виробництва всіх цих акцій вимагає скрупульозної уваги до самих різних дріб'язків. Джеред Стать документує всі деталі, що ставляться до кожного заходу, у тому числі збираючи резервні копії документів. Оскільки він передає виконання різних функцій на сторону, історичні відомості служать для нього джерелом докладної інформації про постачальників і служби, з якими він співробітничав у минулому, і про те, хто може бути кандидатом на спільну діяльність у майбутньому. Наприклад, він знає, які постачальники працюють добре, а які - погано, кому він може довіряти, а кого бажано уникати. Запис відомостей стає важливими коштами для оцінки факторів ризику й розуміння того, які з них можна контролювати за допомогою постачальників послуг, що виявили себе в минулому як надійні партнери.
Крім того, історичні відомості допомагають оцінювати економічну доцільність заходів. Вони дозволяють Стиву Реветриа й Джереду Статі швидко прораховувати, чи послужить захід виконанню фінансових завдань хазяїв спорудження й чи принесе воно прибуток. Вони можуть переглядати свої записи, щоб знайти інформацію про кількість публіки, що відвідувала подібні заходи в минулому, довідатися, скільки коштували квитки, які форми резервування приміщень були надані і які доходи отримані. Реветриа й Стать продюсируют заходу, проведені в спорудженнях специфічного типу, їх ціль - улаштовувати якнайбільше заходів, для яких підходять саме ці спорудження, і виконувати свої оперативні завдання. Наявність доступу до історичних даних - це кошти для оцінки й зіставлення відповідних показників.
Ці професіонали збирають інформацію про проекти інших організаторів, що працюють у різних спорудженнях у рамках того ж сектора ринку. Ведення записів дає їм маркетингову інформацію, що вони можуть використовувати для пропозиції своїх споруджень організаціям, що резервували в минулому інші спорудження. Використовуючи історичні дані, вони можуть робити пропозиції, включаючи в них інформацію про типи клієнтів, заходів я розважальних коштів, які принесли успіх у минулому, а також показники по витратах і доходам і інші відомості, результатом подання яких може стати придбання нових клієнтів.
Отже, зрозумівши важливість історичних відомостей для планування розважальних заходів, ви можете дотримуватися наступних принципів створення й застосування вашої власної системи ведення виробничої книги. По-перше, варто вести окремий обліковий журнал для кожного заходу. У ньому будуть документуватися всі деталі виробництва. Після кожного заходу розкривайте свою основну виробничу книгу й відзначайте в ній ті елементи, які були дуже успішними, а також ті, у відношенні яких не вдалося досягти очікуваних результатів. От ряд питань, над якими варто серйозно подумати.
• Які елементи заходу не вдалися?
• Хто був відповідальним за це, як ця людина відреагувала на сформовану ситуацію, як намагався неї виправити?
• Чи добре виявили себе постачальники? Які з них не виявили себе належним чином? Які з них перевершили очікування?
• Що можна було зробити інакше?
• Що може послужити сигналом тривоги при організації майбутніх заходів такого роду?
• Чому я навчився за час організації цього заходу?
Оцінка підсумків минулого заходу приведе до нового розуміння причин успіху й покаже можливості для вдосконалювання. Цю інформацію варто зберігати в окремому документі, що стане довідником для роботи над наступними заходами. Щоб уникнути помилок у майбутньому, необхідно вчитися на минулому. Щодо цього Стив Реветриа дає одна дуже важлива рада: «У нашій індустрії винятково значимі відносини між людьми. Чис-
ло фахівців, що працюють у цій галузі, невелико, тут усі знають один одного, і вести розходяться швидко. Досвід - це прекрасно, однак принципове значення має ваша репутація». Джеред Стать додає: «Можливо, ви допустите помилки, однак досвід і гарні відносини з колегами допоможуть зберегти спокій і продемонструвати професіоналізм. Щоб не трапилося, подання повинне тривати...»
