Питання, які варто задавати під час огляду приміщення.

Що потрібно з'ясувати під час огляду спорудження, у якому буде проходити планований захід? Наведені нижче вказівки були складені за допомогою Дженнифер Браун, партнера компанії Meeting Sites Resource, Ньюпорт-Бич (Каліфорнія).

Загальна інформація

Збір загальної інформації містить у собі одержання телефонних номерів співробітників спорудження, призначеного для заходу. Завдяки цьому вам не прийде гаяти час у пошуках їхніх координат у випадку надзвичайної ситуації. Хоча це й здається дріб'язком, ви будете ради, що маєте у своєму розпорядженні цю інформацію, коли вона вам знадобиться. Обов'язково запитаєте, не намечается чи реконструкція спорудження. Багато заходів плануються за місяці до їхнього проведення, і це значить, що спорудження, що ви оглянули шість-дванадцять місяців назад, можуть виглядати зовсім інакше, ніж те, у якому вам доведеться працювати.

Приміщення для зборів і банкету

Приміщення для зборів і банкету можуть обманчиво здатися просторими, коли вони порожні або не обставлені відповідно до вимог вашого заходу. Тому з'ясуєте всі деталі, що стосуються цих приміщень, щоб точно знати, із чим вам доведеться працювати. Хоча багато приміщень мають сучасну електропроводку, що підходить для сьогоднішніх телекомунікаційних коштів, деякі таким проведенням не обладнані. Задайте питання про електропроводку спорудження і його технічних можливостей, поки є час на необхідні зміни.

• Які назва й площа кожного приміщення?

• Чи можна одержати поетажний план спорудження із зазначеними розмірами, висотою стель, кількістю посадкових місць і можливостей для урізання кабелю?

• Чи кожне приміщення оснащене устроями для контролю температури?

• Чи яскраве тут висвітлення? Чи є устрої для установки приладів крапкового висвітлення?

• Скільки акустичних стін має кожне приміщення, і чи володіють вони адекватними звуконепроникними властивостями?

• Чи є сцена? Якого вона розміру?

• Є чи в приміщенні будка кіномеханіка/звукоинженера? Чи є в стелі устрою для навісних конструкцій?

• Чи розташовує приміщення відеотехнікою й акустичною системою? Чи можна одержати перелік устаткування й розцінок за його використання?

• Чи може власник спорудження забезпечити охорону помеще -ний для зборів і банкету?

• Скільки туалетів розташовано поблизу від приміщень для зборів і банкету?

• Де перебувають ліфти? Яка їхня місткість?

Інша інформація

Гості з'їзду або розважального заходу розраховують на те, що організатор подбає про всі дріб'язки, у тому числі

і про місце для паркування автомобілів. Проробіть ці деталі, щоб гостям не довелося спізнюватися, і вони змогли одержати задоволення від події. Крім того, розпитаєте про те, які ще заходи проводяться в цьому спорудженні, і з'ясуєте, чи не може їхня публіка створювати вам проблеми. Захід, на якому потрібна тиша для усних виступів або яких-небудь специфічних акцій, не повинне проходити по сусідству із приміщенням, де можливий сильний шум.

• Які тематичні збори можна проводити в цьому спорудженні?

• Чи є поруч площадки на відкритому повітрі для особливих заходів?

• Чи є в спорудженні бізнес-центр? Які послуги там пропонуються і які годинник його роботи?

• Чи розташовує спорудження власною автостоянкою? Скільки на ній місць? Які розцінки за паркування?

• Чи є пункт паркування з доставкою машини в призначене клієнтом місце? Які розцінки за користування їм?

Клієнтові варто постачити вас загальною інформацією про захід під час початкової стадії його підготовки. До цієї інформації ставиться очікувана кількість гостей, тривалість зборів і вимоги по обслуговуванню гостей. Потім, як організатор заходу, ви повинні попросити про надання більше специфічної інформації, щоб довідатися про очікування клієнта й виправдати їх. З'ясуєте, чи буде дозволений додатковий допуск гостей без запрошень і скільки таких гостей очікується. Збори мо-жет тривати кілька годин, полудня або цілий день, що буде визначати вимоги по обслуговуванню людей. Чи передбачений легкий сніданок, обід, вечеря або комбінація сніданку й обіду? Коли варто подавати їжу? Менеджер спорудження повинен бути присутнім на всіх дискусіях по плануванню заходу.

Люди будуть перебувати в приміщенні для зборів протягом декількох годин або навіть цілий день. Важливо, щоб гостям було зручно, щоб вони могли легко входити й виходити із приміщення й щоб їх не відволікали шуми з холу або суміжних приміщень. Проводячи огляд спорудження, звертайте увагу на висвітлення, висоту стель і відзначте наявність будь-яких перешкод для проходу. Проведення зборів повинне відповідати вимогам законодавства про інвалідів, і ці положення не слід порушувати. У чи гарному стані столи й стільці? Яке стан акустичних стін? Чи налагоджена вентиляція? На заході неодмінно буде усний виступ або презентація, тому побоюйтеся будь-яких відволікаючих факторів, наприклад шуму з інших приміщень або з холу. Чи досить просторе приміщення, щоб розмістити всіх гостей, і чи будуть вони мати вільний доступ до запасних виходів і туалетів? Чи вимагає захід телезйомок або доступу до Інтернету, чи є в наявності устрою для цього й у чи робітнику вони стані? Електропроводку й телефонний зв'язок варто перевірити напередодні заходу.

Чи існують особливі положення контракту, профспілки або які-небудь ще, про які вам належить знати, і які витрати пов'язані з ними? Керівництво багатьох споруджень уклало ексклюзивні контракти з певними компаніями роздрібної торгівлі, і будь-яка людина, що планує заходи в цих стінах, повинен поважати ці домовленості. Через цього витрати можуть бути вище, ніж у випадку запрошення торговців, що воліються вами,, і таку інформацію необхідно виявляти на ранній стадії процесу планування, щоб ваш клієнт теж знав про це. Крім того, подібного роду ексклюзивні контракти клієнта також можуть впливати на бюджет заходу.

Рішення питань, що стосуються аудіовізуального (АВ) устаткування, - ще одна частина процесу планувань. Якщо в спорудженні є Ав-Устаткування, у чи робітнику воно стані й чи сумісно з техніками, що буде використовувати ведучий? Чи передбачена запасна техніка на випадок поломки основний? Поговорите безпосередньо із предста-

вителем постачальника аудіовізуального обслуговування, одержите подання про рівень його послуг і можливостях для задоволення потреб клієнта. Обов'язково погодьте розцінки, спосіб здійснення розрахунків і систему взаємних компенсацій. Все повинне бути оформлене в письмовому виді, копії документів необхідно помістити у вашу облікову книгу. Інформацію про нацистські презентації ви знайдете не забути нічого.

Якщо в штаті спорудження є менеджер по організації конференцій, налагодьте контакти з ним із самого початку процесів планування. Ця людина знаком із традиціями й процедурами проведення заходів у даному спорудженні, і ви зможете звертатися до нього для рішення будь-яких питань, пов'язаних із плануванням. Обговорите з менеджером деталі й вимоги заходу, щоб він знав ваші завдання й міг працювати над ними разом з вами.

Якщо захід передбачає використання виставочного залу, налагодьте зв'язки з декоратором. Ця людина, що володіє досвідом роботи з устаткуванням для виставок, стане для вас джерелом інформації й помічником при роботі з компанією вантажоперевезень, інженерами, електриками й фахівцями з обслуговування аудіовізуальних систем. Крім того, декоратор знаком з усім персоналом спорудження. Установлення гарних ділових відносин з персоналом спорудження на початку процесу планування дозволить цим людям здійснювати корисний внесок у процес організації заходу й допоможе вам уникнути можливих проблем. Їхній досвід роботи з попередніми заходами в даному спорудженні стане для вас безцінним ресурсом.